ОПЕРАЦИИ С ТОПЛИВОМ НА ПРЕДПРИЯТИИ: АКЦЕНТЫ ПО ТРЕБОВАНИЯМ К ПЕРВИЧНЫМ ДОКУМЕНТАМ И ОТРАЖЕНИЮ В УЧЕТЕ

ОПЕРАЦИИ С ТОПЛИВОМ НА ПРЕДПРИЯТИИ: АКЦЕНТЫ ПО ТРЕБОВАНИЯМ К ПЕРВИЧНЫМ ДОКУМЕНТАМ И ОТРАЖЕНИЮ В УЧЕТЕ

 Топливо субъект хозяйствования может приобрести такими способами:

- по наличному расчету (с заправкой топлива непосредственно в бак транспортного средства)

- по безналичному расчету (с предварительным заключением договора), с отгрузкой топлива, такими способами:

  * в бак транспортного средства (или емкость)

  * по ведомостям (форма 16-ПН, 17-ПН для дизеля) – ведомость не является ежедневным документом, срок ее действия месяц, с последующим переносом остатка резерва топлива в следующую ведомость (Приложение 16 Инструкции о порядке приемки, транспортировки, хранения, отпуска и учета нефти и нефтепродуктов на предприятиях и организациях Украины № 281/171/578/155 от 20.05.2008). АЗС на основании сведений об отпуске нефтепродуктов периодически, но не реже одного раза в месяц,

выписывают своим клиентам сводные ведомости-счета по маркам топлива и ценам, установленным в течение месяца (п. 10.3.2.2 Инструкции № 281/171/578/155).

Отпуск топлива по ведомости предполагает ежемесячную сверку по количеству отпущенного топлива не позднее 5 числа следующего месяца.

  * по талонам – документ подтверждающий право предъявителя на получение на АЗС фиксированного количества горючего определенного наименования и марки (п. 3 пп. 10.3.3.1 Инструкции № 281/171/578/155)

При отгрузке топлива по талонам важно, при отсутствии лицензии на хранение топлива, в договоре необходимо обязательно прописать порядок хранения топлива на АЗС.

  * по смарт-картам – позволяют считывать на АЗС информацию о том, сколько предоплаченного топлива (в денежном или количественном виде) покупатель еще не забрал. Если смарт-карта денежного вида, то она позволяет отовариваться в пределах суммы на ней, при этом определение цены производят на день фактической заправки. Количественная смарт-карта позволяет получить предоплаченное количество литров по уже зафиксированной цене. При этом при «отоварке» по количественным смарт-картам важно зафиксировать момент перехода права собственности на топливо в момент заправки на АЗС

В разрезе любого из видов приобретения топлива (по ведомостям, талонам, смарт-картам) сами по себе получение или убыль топлива по этим инструментам не могут служить инструментом для отражение операций с топливом в бухгалтерском учете. Основанием же для отражения операций с топливом в бухгалтерском учете могут быть лишь первичные документы:

- документы на оплату (банковские выписки, фискальные чеки)

- документы на отгрузку и/или переход права собственности на топливо:

* при отгрузке по ведомости  - фискальные чеки при заправке, сводные ведомости-счета, накладные

* при отгрузке по талонам - акты приема-передачи талонов, фискальные чеки при заправке, накладные.

* при отгрузке по смарт-картам - акты приема-передачи смарт-карт, фискальные чеки при заправке, отчеты АЗС, накладные.

Но при работе с талонами на топливо и количественными смарт-картами надлежащее ведение внутреннего учета их движения станет дополнительным аргументом для нивелирования вопросов о лицензии на хранение топлива.

Например, для учета движения топливных карт и их заправки можно вести ведомость такого формата:

Відомість руху та заправлення паливних талонів на дизельне пальне з липень 2020 року

4 

При работе со смарт-картами аналог данной ведомости будет выполнять отчет АЗС (а также информация с личного электронного кабинета продавца (сети АЗС). При этом основной задачей, которую нужно организовать самостоятельно – это книга (ведомость) учета выдачи смарт-карт (если смарт-карта не закреплена под конкретное транспортное средство).

Кроме того, не забываем правильно учитывать и сами смарт-карты:

- если топливную карту передают в собственность покупателя, то последний отражает ее у себя по Д-ту сч. 22 «МБП»

- если же топливная карта остается в собственности поставщика, то покупатель у себя ее учитывает на забалансовом счете 02 «Активы на ответственном хранении»

В бухгалтерском учете, если право собственности на топливо переходит после фактической заправке авто, оприходование необходимо отражать в бак автомобиля: Д-т 203/Автомобиль (конкретный)/ДТ (А-92, А-95, ГАЗ) К-т 631

При этом важно своевременно осуществлять списание топлива, чтобы ежедневные остатки топлива не превышали остатки топлива в баке конкретного транспортного средства, дабы не давать проверяющим основание утверждать о хранении топлива без наличия лицензии с применением штрафной санкции 500 000 грн.

Напомним, что согласно ч. 16 ст. 15 ЗУ «О государственном регулировании производства и оборота спирта этилового, коньячного и плодового, алкогольных напитков, табачных изделий и топлива» не требуется лицензия на хранение и торговлю топливом в потребительской таре объемом до 5 литров. Других исключений закон не содержит. Кроме того, ГНС в ИНК от 02.12.2019 р. № 1664/6/99-00-04-01-01-15/ІПК четко зафиксировало, что «для хранения топлива в канистрах необходимо получить соответствующую лицензию».

Если же право собственности переходит в момент передачи талонов/смарт-карт, то опять же при наличии в договоре нормы, что «до фактического забора топлива покупателем, поставщик осуществляет ответственное хранение топлива», то в бухгалтерском учете это мы будем отражать так:

- при переходе права собственности - Д-т 203/Талоны (Смарт-карта)/ДТ (А-92, А-95, ГАЗ) К-т 631

- после фактической заправки - Д-т 203/Автомобиль (конкретный)/ДТ (А-92, А-95, ГАЗ) К-т 203/Талоны (Смарт-карта)

Документ, подтверждающий топливные расходы

После отмены:

- с 16.04.2013 путевого листа служебного легкового автомобиля (Приказ Госстата Украины от 19.03.2013 № 956)

- с 10.12.2013 путевого листа грузового автомобиля (Приказ Мининфраструктуры и Минэкономразвития от 10.12.2013 № 1005/1454) утвержденных и обязательных к использованию форм путевых листов нет.

Каждый СХ в этом плане является «свободным художником» с возможностью утвердить свою редакцию первичного документа в таком же виде, как он был ранее или в произвольной форме главное, чтобы первичный документ содержал все необходимые реквизиты ст. 9 ЗУ «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине». Ключевой момент - документ на списание топлива должен быть с утвержденной внутренним нормативным документом формой, т.к. только надлежаще оформленный первичный документ является основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций.

Хотелось бы предостеречь о внедрении информации о списании топлива, например в ТТН, пользуясь нормой п. 11.1 Правил перевозки грузов автомобильным транспортом в Украине от 14.10.1997 № 363 – «Стороны могут внести в товарно-транспортной накладной любую другую информацию, которую они считают необходимой». В данном моменте основным словом будет «Стороны…», т.е. ТТН это документ для двух сторон, информация для которых должна быть идентична. А расход топлива, в основном водителями заполняется по приезду в гараж, поэтому необходимой одинаковой информации об расходе топлива у двух сторон не будет, а значит под вопросом вообще подверженность понесенных перевозчиком затрат на топливо. Кроме того, из определения ТТН видно, что предназначение документа – учет перевезенных грузов, а не потребленного топлива, и вносить необходимые реквизиты в ТТН логично относительно нюансов перевозки именно грузов.

По мнению автора, периодичность составления «путевого листа» каждый СХ устанавливает свою, но не реже чем 1 раз в месяц, т.к. согласно п. 5 ст. 9 ЗУ «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» хозяйственные операции должны быть отражены в учетных регистрах в том отчетном периоде, в котором они были осуществлены. Большинство же СХ связаны НДСом с отчетным периодом месяц.

Главное, чтобы в этом первичном документе, даже составленном 1 раз в месяц были данные о  ежедневном:

- пробеге

- расходе топлива

- направленности поездки (актуально для подтверждения связанности с хоздеятельностью СХ пробегов легкового автомобиля).

Необходимость подписи механика, диспетчера и отметки о медостмотре в путевых листах

На сегодня ни один из нормативных документов – ни Положение о техническом осмотре и ремонте дорожных транспортных средств автомобильного транспорта от 30.03.1998 № 102, ни Лицензионные условия от 02.12.2015 № 1001 не говорят об обязательной отметки механика и диспетчера именно в путевом листе.

Медосмотр водителей согласно п. 1.4 Положения о медицинском осмотре кандидатов в водители и водителей транспортных средств от 31.01.2013  № 65/80 «предрейсовому и послерейсовому медицинским осмотрам подлежат водители транспортных средств предприятий, учреждений и организаций независимо от формы собственности, физических лиц-предпринимателей, осуществляющих перевозки пассажиров и грузов». И при наличии путевого листа медработник делает в нем запись о состоянии здоровья. Но внутренним первичным документом может не быть предусмотренным для этого необходимый реквизит и от этого таковой путевой лист, с утвержденной формой, не станет не законным (водителям легкового авто, не такси, который не предоставляет услуг перевозки пассажиров и грузов проходить предрейсовый медосмотр не нужно).

Само наличие в путевом листе вышеописанных отметок было регламентировано 1) обязательностью оформления путевого листа, 2) наличием ответственности по ч. 9 ст. 1331 КоАП в размере 510 грн на водителя и по ст. 128 КоАП в размере 680 грн на лиц, ответственных за техсостояние и эксплуатацию транспорта, за выезд без предрейсового мед- и техосмотра, которые накладывают полицейские.

Исходя из этого, если водитель, на сегодняшний день, сможет каким-то другим документом подтвердить полицейскому проведенный предрейсовый мед- и техосмотры или же водитель/руководитель не «боится» штрафа, то путевой лист смело может и не содержать данных реквизитов с соответствующими записями в них.

1000 Осталось символов