Практические примеры заполнения отчета ЕСВ в отдельных ситуациях

Практические примеры заполнения отчета ЕСВ в отдельных ситуациях


  1.Перевод сотрудника (согласно ст. 32 КЗоТ) будет отражаться в таблице 5 приложения 4 ЕСВ двумя строками:

- в первой строке показываем окончание трудовых отношений по старой должности (работе) по аналогии с обычным увольнением сотрудника

- во второй строке показываем начало труда по новой должности (работе) по аналогии с приемом сотрудника.

Отличительные особенностью отражения перевода сотрудника на другую должность (профессию):

  • в графе 16 (реквизит «Документ підстава про початок, кінець трудових відносин») и в первой, и во второй строке таблицы 5 указывается номер и дата приказа о переводе.
  • графа 17 (реквизит «Підстава для припинення трудових відносин або цивільно-правових відносин») и в первой, и во второй строке остается не заполненной, т.к. при переводе трудовые отношения не прерываются
  • в графе 11 (реквизит «Період трудових або цивільно-правових відносин, проходження військової служби та відпусток») «дата закінчення» первой строки указывается последний день работы по старой должности (работе), а в «дата початку» второй строки указывается первый день работы по новой должности (работе), согласно приказа о переводе.

Если на новой должности (работе) сотрудник начинает трудится с первого числа месяца, то записи необходимо будет отражать в двух отчетных периодах. Причем в графе 11 «дата закінчення» необходимо будет указать последний день месяца, не зависимо выпал ли непосредственно рабочий день на это число или нет. Это связано с тем, что при переводе с должности на должность (с работы на работу) разрыва трудовых отношений нет, и если в приказе определена работа на новой должности 1 число следующего месяца, то датой окончания работы на предыдущей должности (работе) будет предыдущий календарный (а не рабочий) день.

Важным уточнением является то что, если работника временно переводят на другую работу, не обусловленную трудовым договором, в т.ч. в случае простоя (ст. 33, 34 КЗоТ), то данный перевод не отражается в трудовой книжке, а значит и не отражается и в таблице 5.

Необходимо учесть, что нового трудового договора при переводе на другую должность (работу) не составляется, поэтому в таблице 6 никаких особенностей в отражении перевода нет – даже если произошел перевод в середине месяца, то заработок по двум должностям будет отражаться совокупно одной строкой, с соответствующим сравнением совокупного дохода с минбазой ЕСВ.

Пример 1. Бухгалтера Сидорову Иванну Ивановну с 01.06.2020 перевели на должность главного бухгалтера по приказу № 115 от 28.05.2020. Отразим данные изменения в таблице 5 Приложения 4 ЕСВ.

Показываем перевод в двух периодах май и июнь.

 855 1

  • «Перевод» на работу на ту же самую должность, но с основного места на работу по совместительству и наоборот

Согласно письма Минсоцполитики от 18.10.2017 № 446/0/22-17/134 при смене места работы с основного на совместительство и наоборот необходимо сотрудника уволить и принять по новому трудовому договору (соответственно по совместительству или на основное место).

Осуществить перевод миную процедуру увольнения не возможно т.к.:

- отсутствует соответствующее основание в КЗоТ

Кто-то скажет, что есть же ст. 32 КЗоТ, которая регламентирует процедуру перевода сотрудника.

Но п. 31 Постановления Пленума ВСУ от 06.11.92 г.. N 9 "О практике рассмотрения судами трудовых споров" предусмотрено, что переводом на другую работу считается поручение работнику работы, не соответствующей специальности, квалификации или должности, определенной трудовым договором.

В связи с этим, если работник останется работать на той же должности в пределах предприятия, перевод в понимании статьи 32 КЗоТ, по мнению Минсоцполитики, не может быть применено.

- необходимо вести трудовые книжки основных работников и выдать их на руки сотрудникам при увольнении

Как мы знаем, согласно п. 1.1 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников от 29.07.2003 № 58, трудовые книжки ведутся на сотрудников только по основному месту работы. А согласно ст. 47 КЗоТ работодатель при увольнении должен выдать трудовую книжку на руки сотрудникам.

Т.е. если сотрудник «переводится» на работу по совместительству и трудоустраивается по основному месту на другом предприятии, то соответственно новый работодатель потребует трудовую книжку для осуществления соответствующей записи и хранения ее у себя. При этом, если не будет процедуры увольнения, то оснований для передачи трудовой книжки на руки сотруднику и хранение ее «на повседнев» у нового работодателя нет (письмо Минсоцполитики от 14.07.2017 № 337/0/22-17). Этот же вывод справедлив для перехода сотрудника на работу с режима «совместительство» на основное место.

Таким образом, для перехода на работу с основного места на совместительство и наоборот необходима процедура увольнения и приема.

Пример 2. Главный бухгалтер предприятия Сидорова И.И. написала заявление о переводе ее с 10.06.2020 на режим работы по совместительству путем увольнения ее с основного места работы и прием ее на работу по совместительству с дистанционной работой с временем занятости 4 часа – с 17.00 до 21.00. Оклад сотрудника с расчета полной занятости составляет 5000 грн. Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении – 650 грн. Отразить изменение режима работы в отчетности ЕСВ за июнь 2020 года.

855 2

Зарплата Сидоровой И.И.  при работе по основному месту = 5000 / 20 * 8 = 2000 + 650 (компенсация) = 2650 грн

Зарплата Сидоровой И.И. при работе по совместительству = 5000 * 0,5 / 20 * 12 = 1500 грн

В таблице 6, работу части месяца по основному месту и части по совместительству показываем двумя строками, т.к.:

  • в первой строке (работа в части месяца по основному месту) мы отражаем, что у нас работник был на основном месте (реквизит 22 «Ознака наявності трудової книжки» - 1) и полный рабочий день (реквизит 24 «Ознака неповного робочого дня» - 0);
  • во второй строке (работа в части месяца по совместительству) мы отражаем, что у нас работник был по совместительству (реквизит 22 «Ознака наявності трудової книжки» - 0) и неполный рабочий день (реквизит 24 «Ознака неповного робочого дня» - 1);
  • кроме того, когда сотрудник ушел с основного места работы у него были свой расчет и база налогообложения ЕСВ, когда же он принят вновь, то сотрудник приобрел статус внешнего совместителя и на него начали действовать нормы ч. 5 ст. 8 ЗУ «О ЕСВ» - база налогообложения ЕСВ будет исчисляться из фактически начисленного заработка, без привязки к минимальному размеру.

Количество дней пребывания в трудовых отношениях, несмотря на разбивку дохода сотрудника двумя строками, ставим совокупное по работе по основному месту и по совместительству и только в одной строке (если показать количество дней двумя строками (11 и 19 дней), то отчет будет ошибочным), т.к. этого требует п. 9 разд.  IV Порядка формирования и предоставления страхователями отчета относительно сумм начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование от 14.04.2015 № 435.

Данная методика заполнения отчета ЕСВ, по этому примеру, подкреплена письмом ПФУ от 16.11.2016 г. N 36884/05-10.

Заметим, что совокупный доход, в данном примере по основному месту и по совместительству, меньше минимальной зарплаты, при этом «дотяжку» до минимальной базы ЕСВ мы не производим по двум обстоятельствам: в месяце увольнения/принятия база определяется по фактически отработанному времени и вторая половина месяца (после приема на работу) отработана в статусе «внешний совместитель».

 855 3

  • Выполнение на ряду с основной работой работы на предприятии другой работы по внутреннему совместительству или в порядку совмещения должностей (профессий)

При совмещении должностей (профессий) в пределах рабочего времени выполнения работы по основной должности (профессии) дополнительного трудового договора не возникает, соответственно не подается уведомление в ГНС о приеме сотрудника, поэтому выполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника или по временно вакантной должности с выплатой установленной приказом доплатой никак отдельно не отражается в Приложении 4 ЕСВ – ни в таблице 5, ни в таблице 6 (доход отражается вместе с зарплатой по основной должности (работе).

С внутренним совместительством все сложнее. Совместительство - это выполнение работником, кроме основной, другой регулярной оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время на том же или другом предприятии (учреждении, организации) или у гражданина. Исходя из определения «совместительство», с работником заключается отдельный трудовой договор, перед преступлением к дополнительным обязанностям на сотрудника необходимо подать уведомление в ГНС о работе по дополнительному трудовому договору, часы работы по совместительству в табеле учета рабочего времени отражаются в отдельной строке, что откладывает свой отпечаток на отражении таких трудовых отношений в Приложении 4 ЕСВ:

  • в таблице 5 начало работы по внутреннему совместительству, равно как и прекращение работы по внутреннему совместительству отражаются как прием/увольнение сотрудника, при этом в графе 8 «Категория лица» ставим пометку 2 – «наемные работники (без трудовой книжки);
  • когда мы «принимаем» внутреннего совместителя, то для этого работника это предприятие и все рабочее время текущего периода является у этого сотрудника основным. Исходя из этого, норма ч. 5 ст. 8 ЗУ «О ЕСВ» о начислении ЕСВ на фактическую оплату, не учитывая минбазу, не работает. Соответственно для определения суммы начисления ЕСВ на предмет сравнения с минбазой ЕСВ, необходимо суммировать доходы, полученные от основной работы и от работы по совместительству (ни в коем случае не отдельно).
  • Очень дискуссионным на сегодняшний день является вопрос отражения начисления заработной платы сотрудника по основному месту и по внутреннему совместительству:

- с одной стороны, п. 9 разд. IV Порядка № 435 говорит, что «относительно одного лица допускается несколько записей в таблице 6 приложения 4 к настоящему Порядку, если в течение одного отчетного периода застрахованному лицу были осуществлены начисления выплат текущих и будущих (отпускные, пособие по беременности и родам), за прошедшие (временная нетрудоспособность и пребывания в отпуске в связи с беременностью и родами и начисления сумм заработной платы (дохода) за выполненную работу (предоставленные услуги), срок выполнения которой (которых) превышает календарный месяц, а также за отработанное время после увольнения с работы или по решению суда - сумм средней заработной платы за вынужденный прогул) периоды». Исходя из этой нормы, можно сделать вывод, что отражать суммы заработка по основному месту и по внутреннему совместительству необходимо одной строкой;

- с другой стороны, ПФУ в вышеописанном письме от 16.11.2016 г. N 36884/05-10 допускает отражение дохода работника несколькими строками, не привязываясь только к случаям, указанных в п. 9 разд. IV Порядка № 435.

Исходя из того, что налоговики говоря о правильности заполнения Приложения 4, перенаправляют на ПФУ, то можно сделать вывод, что отражать доход и начисленный ЕСВ по основному месту и по совместительству можно либо одной строкой, либо двумя разными строками.

При отражении дохода одной строкой:

- в реквизите 22 «Ознака наявності трудової книжки» - ставим 1 (т.е. «да»)

- в реквизите 24 «Ознака неповного робочого дня» - 1 (т.е. «да»)

По признаку наличия неполного рабочего времени поясним. Исходя из того, что зачастую режим работы предприятия составляет 8 часов в день (обычно в правилах внутреннего трудового распорядка звучит фраза «предприятие работает с 8.00 до 17.00 с обеденным перерывом с 12.00 до 13.00», то работа и по основному месту, и по внутреннему совместительству будет неполный рабочий день, чтобы «вписаться» в 8 часов (например, по основному месту - 6 часов, а по совместительству - 2 часа).

При отражении дохода двумя строками:

- в первой строке (доход на основном месте), в реквизите 22 «Ознака наявності трудової книжки» - ставим 1 (т.е. «да»), в реквизите 24 «Ознака неповного робочого дня» - 1 (т.е. «да») или 0 (т.е. «нет»), в зависимости от длительности работы в часах по основному месту. В этой же строке указываем календарные дни нахождения в трудовых отношениях за весь месяц и по основному месту и по совместительству (реквизит 15);

- во второй строке (доход по совместительству), в реквизите 22 «Ознака наявності трудової книжки» - ставим 0 (т.е. «нет»), таким образом показывая, что это доход по совместительству и в реквизите 24 «Ознака неповного робочого дня» - 1 (т.е. «да»), т.к. зачастую работа по совместительству составляет менее 8 часов.

Если общий доход внутреннего совместителя будет меньше минимальной зарплаты, то необходимо будет делать «дотяжку» до минбазы с применением кода типа причины «13» (реквизит 10). При этом в строке «дотяжки» в реквизите 22 и 24 заполняются аналогично заполнению строки по основному месту работы.

Пример 3. Сотрудник Иванов Иван Иванович, который работает заместителем директора, с 01.05.2020 временно, до принятия нового штатного главного бухгалтера, выполняет обязанности последнего в порядке совмещения должностей с доплатой 25 % от должностного оклада заместителя директора (оклад составляет 7000 грн). Бухгалтер Сидорова Иванна Ивановна с 01.05.2020 года трудится 7 часов в качестве бухгалтера (основное место работы) с окладом 5500 и 1 час в качестве инспектора по кадрам (внутреннее совместительство) с окладом 5000. Отразить работу данных сотрудников в таблице 5 и 6 Приложения 4, если Сидорова И.И. с 01.05.2020 по 16.05.2020 не работала в связи с установлением режима частичной безработицы.

Данных о начале работы в режиме совмещения должностей замдиректором Ивановым И.И. в таблице 5 не будет:

 855 4

Зарплата Иванова И.И. за май 2020  = 7000 + 7000 * 0,25 = 8750 грн, ЕСВ = 8750 * 0,22 = 1925 грн.

Рабочие дни Сидоровой И.И. за май 2020 – по плану 19 рабочих дней, отработано 10 дней (с 17 по 31 мая), частичная безработица 9 рабочих дней (с 01 по 16 мая).

Зарплата Сидоровой И.И. за май 2020 по основному месту = 5500 * 7/8 / 19 * 10 = 2532,89, ЕСВ = 2532,89 * 0,22 = 557,24 грн

Зарплата Сидоровой И.И. за май 2020 по совместительству = 5000 * 1 / 8 / 19 * 10 = 328,95, ЕСВ = 328,95 * 0,22 = 72,37

Т.к. заработок за май Сидоровой И.И. 2532,89 + 328,95 = 2861,84 грн.< 4723 грн, то делаем «дотяжку» до минбазы по ЕСВ: (4723 – 2861,84) * 0,22 = 409,46 грн.

 855 5

  • Заполнение ЕСВ при текучке кадров: в месяце сначала приняли, потом уволили или сначала уволили, потом приняли

В ситуации «в одном месяце приняли – уволили»:

  • В таблице 5 отражаем прием и увольнение сотрудника в одной строке. Причем в реквизите 16 «Документ підстава про початок, кінець трудових або цивільно-правових відносин, переведення на іншу посаду, роботу та відпусток» приказы о приеме и увольнении перечисляем через запятую.
  • В таблице 6 также отражаем зарплату сотрудника одной строкой, без каких-либо особенностей.

В ситуации «в одном месяце уволили – приняли»:

  • В таблице 5 увольнение и прием сотрудника отражаем двумя строками, как стандартные увольнение и прием.
  • В таблице 6 доход сотрудника отражаем одной строкой, при этом суммируем общую зарплату по двум трудовым договорам и отражаем в реквизите 17 «Загальна сума нарахованої зарплати/доходу, грошового забезпечення (усього з початку звітного місяця)». При этом, если общий доход окажется меньшим чем минбаза для ЕСВ, то «дотяжку» проводить не нужно, исходя из того, не отработан полный месяц (все рабочие дни по графику).
  • Сторнирование 13 кода типа начислений

Отсторнировать 13 код типа начислений («дотяжка» до минбазы) возможна в двух вариантах:

  • с кодом типа начислений «3», при этом уменьшение базы обложения ЕСВ ставим в реквизите 19 «Сума різниці між розміром мінімальної заробітної плати та фактично нарахованої зарплати», а сумма сторнируемого ЕСВ в реквизите 21 «Сума нарахованого єдиного внесу» БЕЗ минуса. Соответственно обойтись только исправлениями в таблице 6 не получится т.к. уменьшение базы должно соответствующим образом отразится в таблице 1:

- в строке 5.1.1, 5.1 указываем сумму сторнируемого ЕСВ

- в строке 5.4 отражаем базу начисления сторнируемого ЕСВ и расписываем причину ошибки

- строка 6.1, 6 должна соответствовать итоговой сумме начисленного ЕСВ за месяц в таблице 6.

Минусом данного варианта является то, что не смотря на то, что происходит уменьшение базы начисления, у плательщика возможна ответственность за данное уточнение, но не финансовая (10 %), административная согласно ст. 1651 КоАП – 510 – 680 грн (разъяснение ЗІР 201.09 – «Чи передбачена відповідальність до страхувальників (в т. ч. до ФОП та осіб, які провадять незалежну професійну діяльність) при самостійному виправленні помилок в звіті щодо сум нарахованого ЄВ, які впливають на суму ЄВ?»). При этом нужно учитывать что срок привлечения к админответственности – 2 месяца после его совершения.

  • с кодом типа начислений «13» на «минус». Возможность осуществления такой корректировки в устном режиме подтвердили сотрудники Мелитопольского пенсионного фонда. Таким образом, можно миновать «штрафной» тип начислений «3» и по-тихому решить проблему. Корректировка проводится в порядке, аналогичном самой «дотяжки», только суммы базы и ЕСВ указываются с минусом. При этом в таблице 1 уменьшение базы отражается: сумма с минусом по сторнируемой базе начисления ЕСВ отражается

- сторнируемая база начисления ЕСВ в строке 2.5 с минусом

- сумма сторнируемого ЕСВ в строке 3.5 и также с минусом

Пример 4. В апреле 2020 года сотрудник Иванов Иван Иванович с 27.04.2020 не вышел на работу, сказав что заболел. Заработная плата сотрудника за отработанные дни в апреле составила 4452,38 грн. На момент начисления (выплаты) зарплаты за апрель у бухгалтера не было уверенности, что сотрудник принесет именно больничный лист, а не справку. Соответственно было принято решение подстраховаться и доначислить по этому работнику ЕСВ до минбазы 270,62 грн (ЕСВ 59,54 грн). 08.05.2020 Иванов И.И. вышел на работу и принес надлежащим образом оформленный больничный лист. Сумма больничных за апрель (4 дня) по расчету составила 722,72 грн (ЕСВ 159,00 грн), а за май (7 дней) – 1264,76 грн (ЕСВ 278,25 грн). Сумма зарплаты за отработанные дни мая 4052,63 грн (ЕСВ 891,58 грн). Отразить в отчете ЕСВ начисления за май 2020.

 855 6

В таблице 1 в строке 2.5 было отражено «-270,62», в строке 3.5 было отражено «-59,54».

1000 Осталось символов