ИСПРАВЛЕНИЕ ОШИБОК В ОБЪЕДИНЕННОМ ОТЧЕТЕ РАБОТОДАТЕЛЯ

ИСПРАВЛЕНИЕ ОШИБОК В ОБЪЕДИНЕННОМ ОТЧЕТЕ РАБОТОДАТЕЛЯ

Порядок проведения корректировки поданной информации в Расчете работодателя регламентируется разд. V Порядка № 4 от 13.01.2015. Корректировка Объединенного расчета значительно усложнилась, особенно это касается корректировки Приложения Д1 к Расчету.

Однозначно белым пятном в Порядке № 4 является осуществление корректировки заглавной части Расчета: например, таких реквизитов, как номер Расчета, код КАТЕТТО, обособленное подразделение, штатное количество работников и т.д. В Порядке № 4 хотя и прописан порядок уточнения не связанных с суммой начисления ЕСВ реквизитов, но как уточнять не суммовые показатели вне табличной части остается загадкой. Более того, формируя Расчет с типом «Звітний новий» или «Уточнюючий» в Медке, на программном уровне не возможно корректировать строки:

- 07 – основной КВЭД

- 09 – признак плательщика ЕСВ

- 10 – статистические показатели численности сотрудников.

При этом в Электронном кабинете таких фильтров НЕТ и, исправляя вышеуказанные реквизиты, Расчет проходит проверку, не имея критических ошибок. Однако сама программа ГНСУ настроена на данный момент таким образом, что если правдами или не правдами будет осуществлена проба корректировки сток 07-10 Расчета, то в квитанции 2 будет такой ответ:

«Пакет не прийнято. [01]

Код помилки 01

Результат обробки: автоматична обробка електронного документу/звіту не виконана.

Помилка Для Податкового розрахунку (крім тип «Звітний») в загальній частині рядки 07-110 не заповнюються.

…»

По «свежему» разъяснению налогового органа (ЗІР 201.06.01 – «Як у Розрахунку з типом форми «Звітний новий» провести коригування реквізитів, що не стосуються застрахованої особи, у зв’язку з виправленням помилок?») для проведения корректировки необходимо сформировать и подать Расчет, который должен содержать обязательные реквизиты, указанные в строках 01 – 05, а также 06 относительно количества приложений, в которых осуществляется корректировка. При этом приложения, информация о которых не корректируется, в строке 06 не указываются и соответственно не подаются.

Заметим, что ГНСУ также не говорит о возможности корректировки строк 07-110 в Расчете. Поэтому остается дать однозначный совет – при заполнении Расчета необходимо относительно строк 07-110 применять давнюю поговорку: «семь раз отмерь, а один раз отрежь».

Теперь поговорим о исправлениях в табличной части Расчета и приложений к нему.

Еще раз напомним, что поданным и принятым до предельного срока представления считается Расчет, принятый контролирующим органом и прошел все контроли, в том числе во время загрузки в Реестр страхователей и в Реестр застрахованных лиц, остается в силе во время принятия контролирующим органом следующего Расчета за такой отчетный (налоговый) период. Таким образом прежде чем принимать решение как исправлять ошибку необходимо удостовериться, что поданный Расчет с типом «Звітний» принят, т.е. пришла вторая квитанция и в Электронном кабинете Расчет не имеет статус непринятого!!! (были примеры когда Расчет в Медке имеет странную 2 квитанцию, но при этом в Электронном кабинете он имеет статус непринятого, т.к. не «сел» в Пенсионном фонде).

Если мы имеем по факту не принятый Расчет, то исправление любых показателей сводится к его переподаче с типом «Звітний» и зачастую с номером 1 (если не подавался в квартале справочный Расчет)!!!

Прежде чем говорить о методике исправлений необходимо определиться с понятиями:

  • Корректировка реквизитов приложений расчетов (кроме 4 ДФ) – это осуществление корректировок, при исправлении которых не изменяется сумма начислений ЕСВ по отчету, т.е. корректировка персональных данных и их дополнения: например, ФИО и ИНН сотрудника, количество календарных дней нетрудоспособности, пребывания в трудовых отношениях, декрета, признаки наличия трудовой книжки, неполного рабочего времени, нового рабочего места, дата начала и конца трудовых отношений, должности, код классификатора профессий, документ о начале/конце трудовых отношений и т.д.
  • Корректировка суммы начисления ЕСВ – это ошибка в базе начисления ЕСВ и/или сумме ЕСВ: например, манипуляции со ставкой ЕСВ, «дотяжка» до минимального ЕСВ, внедрение/изъятия выплат, которые облагаются ЕСВ и т.д.

Такие исправления в большинстве случаев исправляются подачей Расчета с типом «Звітний новий» или «Уточнюючий», кроме нижеописанных случаях корректировки сумм начисления ЕСВ в Приложении Д1.

Принципы проведения корректировок в Расчете и его приложениях:

- корректируемая отчетность должна содержать те приложения, в которых проводится корректировка;

- Расчет с типом «Звітний новий» или «Уточнюючий» должен содержать лишь ту информацию, по строкам которых проводится уточнение. Строки с правильной информацией не дублируются!!!

- исправления за периоды до 01.01.2021 года проводятся в Объединенном расчете, а не в старых формах (Д4 ЕСВ, 1 ДФ).

Порядок исправления ошибок в Приложении Д1

Исправление ошибок в этом приложении является наиболее сложным из всех остальных, т.к. прежде чем пытаться составлять Расчет с типом «Звітний новий» или «Уточнюючий»  необходимо убедиться,  что исправление ошибок не связано с корректировкой зарплаты в связи с уточнением количества отработанного времени, счетных ошибок либо с доначислением заработной платы (выплат, которые входят в фонд оплаты труда согласно Инструкции о статистике заработной платы). Т.к. такие корректировки заработной платы включаются по п. 1 разд. IV Порядка № 4 в заработную плату месяца, в котором были осуществлены такие доначисления в составе Расчета с типом «Звітний» за такой период.

Пример 1. В апреле 2021 года при формировании Расчета ЕСВ за 1 квартал 2021 года было выявлено, что Иванову Ивану Ивановичу не была начислена за январь 2021 года сумма периодической премии в размере 1500 грн. В феврале 2021 года Иванову Ивану Ивановичу ошибочно была начислена сумма премии в размере 500 грн (об отчислении из заработной платы за февраль 2021 года от сотрудника было получено заявление), при этом сумма заработка за отработанный апрель 2021 года составила 6100 грн. Сидоровой Иванне Ивановне была доначислена сумма индексации за предыдущие периоды в размере 455 грн, заработная плата сотрудницы за апрель 2021 года составила 6200. Отразим такие корректировки в заработках сотрудников в Объединенном расчете.

В данном случае мы видим, что у обоих сотрудников периодическая премия и сумма индексации входит в фонд оплаты труда, а значит подлежит корректировке по вышеописанному правилу:

- за апрель 2021 года Иванову И.И. будет начислено: 6100 (з/п за апрель) + 1500 (премия за январь) – 500 (премия за февраль) = 7100 грн

- - за апрель 2021 года Сидоровой И.И. будет начислено: 6200 (з/п за апрель) + 455 (индексация за предыдущие периоды) = 6655 грн

Фрагмент Приложения Д1 за апрель 2021 с типом «Звітний»:

Фрагмент Приложения 4 ДФ за апрель 2021 с типом «Звітний»:

 

Без применения каких-либо специальных символов (0,1 или 2, 3) можно проводить корректировку отпускных (код типа начислений «10»), даже если необходимо сторнировать часть отпускных какого-то месяца.

Несмотря на то, что в Порядке № 4 есть фраза, что внесение отрицательных значений сумм начисленной заработной платы (начисленного дохода) допускается только в случае отображения:

- сумм перерасчетов заработка (дохода), связанные с уточнением количества отработанного времени в связи с отпуском, временной нетрудоспособности, пособия по беременности и родам, начисленных в предыдущих отчетных (налоговых) периодах;

- сторнирование сумм отпускных, пособий по временной нетрудоспособности и пособия по беременности и родам.

Из этого всего по факту, как оказалось, работает только сторнирование ОТПУСКНЫХ (с типом начисления 10). А все остальное необходимо корректировать (сторнировать) в порядке исправления ошибок (см. ниже)!!!

Пример 2. Работница Шульга Ирина Александровна уволилась 19 марта 2021 года. Заработная плата за отработанный период марта составила 4500 грн. При проведении окончательного расчета выяснилось, что  она «перегуляла» 10 дней отпускных, которые ей были предоставлены в декабре 2020 года (24 дня - с 07 по 31 декабря). Сумма излишне начисленных отпускных составляет 2300 грн (сотрудница написала заявление об удержании с ее заработной платы сумму излишне начисленных отпускных). Согласно поданного отчета за декабрь общая база налогообложения (зарплата + отпускные) составила 5700 грн. Отразить в отчете за 1 квартал информацию об увольнении и проведенном перерасчете.

При сторнировании суммы отпускных в декабре 2020 года общая база налогообложения будет составлять: 5700 – 2300 = 3400 грн, что меньше чем минимальная зарплата 5000 грн, а значит за этот месяц необходимо произвести «дотяжку» до минималки: 5000 – 3400 =1600 грн (сумма ЕСВ – 352,00 грн).

При этом такую «дотяжку» нельзя показывать с привычным нам кодом «13», т.к. Порядком № 4 для этого предусмотрен отдельный код «14».

Начисленный в доход для налогообложения НДФЛ и ВС = 4500 – 2300 = 2200 грн

Фрагмент Приложения Д1 за март 2021 с типом «Звітний»:

 

Фрагмент Приложения 4ДФ за март 2021 с типом «Звітний»:

 

 Во всех остальных случаях необходимо исправления осуществлять по процедуре исправления ошибок. Процедура исправление ошибки зависит от такого набора данных:

- типа исправляемой ошибки (ошибка в реквизите или в связи с корректировкой ЕСВ)

- типа отчета, в котором исправляется ошибка («Звітний», «Звітний новий», «Уточнюючий»)

Ошибка в реквизитах

Ошибка в начислении ЕСВ

Расчет с типом «Звітний»

х

Исправление проводятся с типом начисления «2» или «3»

Расчет с типом «Звітний новий»

Исправления проводятся с указанием в колонке 25 Приложения Д1:

«1» - если строку нужно исключить

«0» - если строку нужно включить

Расчет с типом «Уточнюючий»

Исправления проводятся с указанием в колонке 25 Приложения Д1:

«1» - если строку нужно исключить

«0» - если строку нужно включить

Исправление проводятся с типом начисления «2» или «3»

Если по сотруднику ошибка одновременно в реквизитах и начислении, то сначала нужно исправить ошибку в реквизитах (один отдельный Расчет), а потом в сумму начисления ЕСВ (второй отдельный Расчет)

Пример 3. Работник в декабре 2020 года отсутствовал по болезни (с 24 по 31 декабря), но официальный больничный до бухгалтера не доходил. Для подстраховки бухгалтер отразила дни отсутствия на работе как рабочие дни (сумма начислений – 2100 грн). Общая сумма начислений за январь 2020 года составила 5100 грн. После 25 января 2021 года работник принес больничный, в котором подтверждены дни отсутствия на работе больничным, начисления больничных за дни отсутствия составили 1650 грн. За январь 2021 года заработная плата работника составила 6100 грн.

Как мы видим, при сторнировании суммы зарплаты и добавлении вместо нее суммы больничных заработная плата сотрудника в декабре 2020 года будет меньше минимальной: 5100 – 2100 + 1650 = 4650 грн < 5000 грн.

Соответственно при процедуре уточнения декабря в месяце исправления ошибки (январе 2021 года) необходимо отразить «дотяжку» до минимальной зарплаты за декабрь 2020 года в размере:

5000 – 4650 = 350 грн (сумма ЕСВ 77,00 грн)

Фрагмент Приложения Д1 за январь 2021 с типом «Звітний»:

 

Фрагмент Расчета за 1 квартал 2021 с типом «Звітний»:

Пример 4. При составлении отчета за 1 квартал 2021 года бухгалтер допустил ошибку в количестве дней пребывания сотрудника «за свой счет» в январе: вместо календарный 10 дней бухгалтер указала 15 дней, соответственно начисленная заработная плата сотрудника вместо 3500 грн должна была составлять 5000 грн. Отразить исправления за 1 квартал 2021 года, если Расчет с типом «Звітний» принят, а срок для подачи Расчета еще не окончился.

Как мы видим, в связи с корректировкой заработной платы (с 3500 грн на 5000 грн), необходимо будет корректировать и сумму «дотяжки» до минимального ЕСВ:

6000 – 5000 = 1000 грн (ЕСВ 220 грн). Однако в следствии наших корректировок ЕСВ по факту доплачивать не придется, т.к. общая база начисления не изменилась – минимальная зарплата!!!

Фрагмент Приложения Д1 за январь 2021 с типом «Звітний новий»:

 

Фрагмент Расчета за 1 квартал 2021 с типом «Звітний новий»:

Отдельно хотелось бы заметить, что, до 26.04.2021 (дата выхода обновления Медка версии 11.02.037), безошибочно заполнить такой отчет в программе Медок было не возможно, т.к. существовал дефект разработки программы: в Приложении Д1 с типом «Звітний новий» наличие заполненного реквизита в колонке 25 (0 или 1) ничего не давало, т.е. на программном уровне Медка не осуществлялся пересчет показателей по строкам и все заполненные строки Приложение Д1 Медок видел как «ВКЛЮЧЕНИЕ», все показатели столбцов в итоге суммировались. Даже если вручную заполнить правильные показатели самого Расчета, то при сохранении отчет имел статус «помилковий», т.к. показатели строк Расчета стыкуются с общими итогами по Приложению Д1. В обновлении Медка версии 11.02.037 такая проблема устранена.

Пример 5. Возьмем данные Примера 4, но за основу примем, что ошибку нашли 20.05.2021.

В таком случае, исправлять ошибки мы можем, подавая Расчет с типом «Уточнюючий». И в данном примере у нас самый сложный случай – когда необходимо одновременно уточнить реквизит «количество дней за свой счет» и показатели начисления ЕСВ. В этом случае, согласно Порядка № 4 мы должны:

- в первом уточняющем расчете откорректировать реквизит

- во втором уточняющем расчете откорректировать ЕСВ

Фрагмент Приложения Д1 за январь 2021 с типом «Уточнюючий» для первого Расчета:

 

В самом Расчете с типом «Уточнюючий» табличная часть с расчетом ЕСВ не будет, т.к. ЕСВ сводится в «0». При этом в таком пустом Расчете обязательным к заполнению будут строки 01 – 05, а также 06 относительно количества приложений: указывается одно Приложение Д1 на 2 страницах.

Фрагмент Приложения Д1 за январь 2021 с типом «Уточнюючий» для второго Расчета:

 

Заметим, что сторнировать начисления ЕСВ с типом начисления «13» в Объединенном отчете больше нельзя, поэтому в примере мы проводили сторнирование с типом начисления «3»!!!

Фрагмент второго Расчета за 1 квартал 2021 с типом «Уточнюючий»:

Порядок исправления ошибок в Приложении 4 ДФ

Здесь порядок исправления будет соответствовать порядку исправления ошибок в форме 1 ДФ:

- для исключения одной ошибочной строки из предварительно поданной (принятой) информации нужно повторить все графы такой строки и в графе 10 (а не 9, как в Порядке № 4) необходимо указать «1» - на исключение строки;

- для исключения одной ошибочной строки из предварительно поданной (принятой) информации нужно повторить все графы такой строки и в графе 10 (а не 9, как в Порядке № 4 необходимо указать «0» - на включение строки;

- для замены одной ошибочной строки другой нужно исключить не верную информацию и ввести правильную информацию, то есть полностью заполнить две строки, одна из которых исключает предварительно внесенную информацию, а второй вносит правильную информацию. В таком случае в первой строке в графе 10 указывается «1» - строка на исключение, а во втором - «0» - строка на ввод;

Если Расчет подается только с целью исправления ошибок в Приложении 4ДФ, то к такому расчету будет прилагаться только Приложение 4 ДФ, при этом в таком Расчете обязательно нужно заполнить строки 01 – 05, а также 06 относительно количества приложений: указывается одно Приложение 4ДФ и количество страниц приложения.

Расчеты с типом «Звітний новий» и «Уточнюючий» подаются на основании информации из ранее представленных расчетов и содержат информацию только по строкам с реквизитами или суммами начисленного налога на доходы физических лиц, военного сбора, которые уточняются. Для заполнения также используется информация из сообщений о выявленных ошибках, которые отправляются контролирующими органами к плательщику.

Пример 6. Предприятие ошибочно применило в феврале 2021 года налоговую социальную льготу к зарплате сотрудника 3000 грн, принятого 20.02.2021 и который уже ею воспользовался в этом же месяце при увольнении с предыдущей работы. Предприятие выявило ошибку до истечения срока подачи Объединенного отчета за 1 квартал 2021 года.

Фрагмент Приложения 4 ДФ за февраль 2021 с типом «Звітний новий»:

 

При корректировке показателей отчета 1 ДФ до 01.01.2021 в строке «Военный сбор» отмечается период, соответственно за который была подана отчетность, которая корректируется. При этом в разделе I графы 5а, 5 не заполняются. Для исключения ошибочной строки из предварительно введенной информации в строке «Военный сбор - исключение» нужно повторить все графы ошибочной строки, а в строке «Военный сбор" отобразить правильную информацию (см. ЗІР 103.25 – «За якою формою подається уточнюючий Розрахунок та який порядок уточнення показників додатка 4ДФ до Розрахунку»).

Пример 7. Предприятие ошибочно задекларировало в 1 ДФ за 4 квартал 2020 года доход, выплаченный физлицу от аренды недвижимого имущества, на сумму 36000 грн под кодом 106, а не 196. Кроме того, в 1 ДФ не была включена компенсация коммунальных платежей, не входящих в арендную плату в сумме 6352 грн. Отразить такие корректировки в Расчете.

При уточнении формы 1 ДФ мы имеем дополнительную трудность – в 1 ДФ суммы квартальные, а заполнять нам нужно месячную форму. Соответственно возникает резонный вопрос – в каком месяце отражать исключение дохода в общей сумме (с кодом 1), а в каком включение или проводить расщепление квартала помесячно? Здесь мнения расходятся:

- с одной стороны, по устным разъяснениям контролирующего органа, т.к. исправляется квартальная форма, то номер месяца ставить не нужно. Но Медок и Электронный кабинет, в таком случае будут выдавать ошибку, т.к. номер месяца является обязательным к заполнению реквизитом.

- с другой стороны, техподдержка Медка говорит, что клиенты уже уточняли 1 ДФ предыдущих периодов, и в уточняющем Приложении 4ДФ указывался номер месяца, при этом такой Расчет получал вторую квитанцию о принятии. По мнению автора, более резонно проводить корректировку последнего месяца квартала, который уточняется (в нашем случае декабрь 2020 года), и в нем минусовать общую неверную за квартал сумму начисленного дохода и налогов и соответственно тут же отражать верные квартальные показатели.

Согласно разъяснения ГНСУ (см. ЗІР 103.25 – «За якою ознакою доходу податковий агент – орендар відображає у додатку 4ДФ до Розрахунку суму сплачених комунальних платежів за спожиті ним комунальні послуги, яка згідно договору оренди не включається до орендної плати, та відшкодовується ФО – орендодавцю?» компенсацию коммунальных услуг, которые не входят в арендную плату, должны отражаться не под кодом 196 как аренда, а под кодом 126, как дополнительное благо такого физлица.

Фрагмент Приложения 4 ДФ за декабрь 2020 с типом «Уточнюючий»:

 

Кредитные союзы корректировку выплат по процентам проводят также по знакомой процедуре:

- в строке «Налогообложение процентов» для исключения ошибочной строки из предварительно введенной информации в строке «Налогообложение процентов - исключение» нужно повторить все графы ошибочной строки, а в строке «Налогообложение процентов» отобразить правильную информацию;

- в строке «Военный сбор» во время проведения корректировки показателей Приложения 4ДФ в Расчете отмечается период, соответственно за который была подана отчетность, которая корректируется;

- при корректировке показателей Расчета за периоды до 1 января 2021 в разделе I графы 5а, 5 не заполняются. Для исключения ошибочной строки из предварительно введенной информации в строке «Военный сбор - исключение» нужно повторить все графы ошибочной строки, а в строке «Военный сбор" отобразить правильную информацию.

Порядок исправления ошибок в Приложении Д5, Д6

Это самые легкие для исправлений приложения к Расчету. Суть исправления ошибки по таким приложениям заключается в следующем:

- исправление ошибок проводится в Расчете с типом «Звітний новий» или «Уточнюючий»

- для исключения одной ошибочной строки из предварительно поданной (принятой) информации нужно повторить все графы такой строки и в соответствующей графе приложений указать «1» - на исключение строки;

- для ввода новой или пропущенной строки нужно полностью заполнить все его графы и в соответствующей графе приложений указать «0» - на ввод строки;

- для замены одной ошибочной строки другой необходимо в первой строке соответствующей графы указать «1» - строка на исключение, а во втором - «0» - строка на ввод.

Такие правила исправления ошибок характерны для исправления ошибок как до 01.01.2021, так после этой даты.

Пример 8. При заполнении отчетности за декабрь 2020 года бухгалтер ошибочно указал дату приема на работу 15.12.2020, вместо 14.12.2020. Кроме того, сказался не верный перевод с русского на украинский язык профессии маляр – в отчетности бухгалтер вместо «маляр» указала «муляр» («каменщик» по-русски). Необходимо исправить ошибки.

Фрагмент Приложения Д5 за декабрь 2020 с типом «Уточнюючий»:

 

 

1000 Осталось символов