Изменены правила деловодства и хранения документов

Приказ Минюста от 04.07.2018г. №2277/5 «О внесении изменений в Правила организации деловодства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, вучреждениях и организациях, утвержденных приказом Минюста от 18.06.2015г. №1000/5».

Дата вступления в силу –  27.07.2018г.

1) Дополнен перечень документов, из которых формируются личные дела сотрудников (п.12 главы 2 раздела IV Правил № 1000/5):

- заявление о приеме на работу,

- письменный трудовой договор (контракт),

- копии или выписки из распорядительных документов (приказов, распоряжений) о приеме на работу,

- личный листок по учету кадров, дополнения к личному листку по учету кадров,

- автобиография,

- копия паспорта и копия учетной карточки плательщика налогов (кроме физических лиц, которые по своим религиозным убеждениям отказываются от принятия регистрационного номера учетной карточки плательщика налогов и уведомили об этом соответствующий контролирующий орган и имеют отметку в паспорте),

- копия военного билета (при наличии),

- копии документов об образовании, ученой степени, ученом звании,

- заявления о переведе на другую работу (должность), совместительство, изменение биографических данных,

- копии или извлечения из розпорядительных документов (приказов, распоряжений) о переводе на другую работу (должность), совместительство,

- копии документов, являющихся основанием для предоставления льгот (при наличии),

- копии документов о внесении изменений в учетные документы в связи с изменением биографических данных (фамилии, имени, отчества),

- характеристики,

- копии документов о повыщении квалификации, стажировке, поощрении (награждении, премировании), документы по аттестации,

- заявление об увольнении с работы,

- копии или выписки из распорядительных документов (приказов, распоряжений) об увольнении.  

Документы группируются в хронологическом порядке по мере их поступления.

К личному делу обязательно составляется внутренняя опись, которая размещается в начале дела.

Сведения о взысканиях, поощрениях, выполнении обязанностей временно отсутствующего работника, замещении вакантной должности вносятся в дополнение к личному листку по учету кадров.

2) Более подробно выписана процедура изъятия документов (п. 14 раздела І Правил №1000/5)

Изъятие (выемка) оригиналов служебных документов с документарного и архивного фондов должно быть временным(ой) и только в случаях, предусмотренных законом.

Временный доступ к документам осуществляется на основании постановления следственного судьи, суда в порядке, определенном УПК Украины.

В случае изъятия (выемки) оригиналов документов в учреждении обязательно остаются копии этих документов, заверенные в соответствии с п. 8, 9 главы 10 раздела II Правил № 1000/5. и описание изъятых документов. Изъятые документы предоставляются непосредственно лицу, определенному в постановлении следственного судьи, суда.

Документы, изъятые на основании постановления следственного судьи, суда, подлежат обязательному возврату, но не позднее чем через один год после закрытия производства или вынесения судом решения по делу.

3) В новой редакции изложили:

додаток 22 «Опис справ з кадрових питань (особового складу)»;

додаток 43 «Зразок архівної довідки»;

додаток 51 «Акт про приймання-передавання справ (документів) від однієї установи до іншої».

1000 Осталось символов