Изучаем новый стандарт по оформлению документов

Изучаем новый стандарт по оформлению документов

ИЗУЧАЕМ НОВЫЙ СТАНДАРТ ПО ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів». Вступил в силу 01.09.2021

Этот стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы независимо от носителя информации (далее - документы), в частности на:

- организационные (положения, уставы, должностные инструкции, штатные расписания и т.п.);

- распорядительные (постановления, решения, приказы, распоряжения);

- информационно-аналитические (акты, справки, докладные записки, объяснительные записки, служебные письма и т.д.)

- документы, создаваемые в результате деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, учреждений, предприятий, организаций и других юридических лиц (далее - юридическое лицо) независимо от их функционально целевого назначения, уровня и масштаба деятельности и формы собственности.

Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к содержанию и места расположения реквизитов в документах; требования к бланкам и оформления документов; требования к изготовлению документов.

Реквизиты документов:

01 - изображение Государственного Герба Украины, Герба Автономной Республики Крым

02 - изображение эмблемы юридического лица или торговой марки (знака для товаров и услуг)

03 - наименование юридического лица высшего уровня

04 - наименование юридического лица

05 - наименование структурного подразделения юридического лица

06 - справочные данные о юридическом лице

07 - код формы документа

08 - код юридического лица

09 - название вида документа

10 - дата документа

11 - регистрационный номер документа

12 - ссылка на регистрационный номер и дату документа, на который дают ответ

13 - место составления документа

14 - гриф ограничения доступа к документу

15 - адресат

16 - гриф утверждения документа

17 - резолюция

18 - отметка о контроле

19 - заголовок к тексту документа

20 - текст документа

21 - отметка о наличии приложений

22 - подпись

23 - оттиск печати

24 - виза документа

25 - гриф согласования (одобрения) документа

26 - отметка о заверении копии документа

27 - сведения об исполнителе документа

28 - отметка об ознакомлении с документом

29 - отметка о выполнении документа

30 - отметка о поступлении документа к юридическому лицу

31 - запись о государственной регистрации

32 - отметка о наличии экземпляра с бумажным (электронным) носителем информации.

Документы, которые создают юридические лица, обязательно должны иметь такие реквизиты: наименование юридического лица (04), название вида документа (09) (не указывается в письмах), дата документа (10), регистрационный номер документа (11), заголовок к тексту документа (19), текст документа (20), подпись (для электронных документов - электронная подпись или электронная печать в случае отсутствия электронной подписи) (22).

В документах, которые оформляют на двух и более страницах, реквизиты 21-28 проставляют после текста документа (20), а реквизиты 29-30 - на нижнем поле первой страницы документа.

Документы составляют в форме продольных бланков и в форме угловых бланков. Ниже приведена рекомендуемая схема размещения выщеуказанных реквизитов на наиболее распространенном у субъектов хозяйствования продольном бланке документа.



Рассмотрим нюансы применения наиболее применяемых реквизитов на документах субъектов хозяйствования.

  • Реквизит 02 - изображение эмблемы юридического лица или торговой марки (знака для товаров и услуг)

По умолчанию, изображение эмблемы юридического лица или торговой марки (знака для товаров и услуг) в соответствии с положением (уставом) о юридическом лице размещают на бланке документа с левой стороны от наименования юридического лица или частично или полностью на площади отведена для размещения реквизитов «Наименование юридического лица высшего уровня», «Наименование юридического лица » и «Наименование структурного подразделения юридического лица». Однако, поскольку большинство субъектов хозяйствования не имеет право на документах указывать изображение государственного герба, то допускается размещать эмблему или торговую марку юрлица на верхнем поле бланка документа (вместо государственного герба).

Нельзя заменять наименование юридического лица изображением эмблемы или торговой марки (знака для товаров и услуг), даже если наименование полностью воспроизведен в изображении. Этот реквизит используют только вместе с наименованием юридического лица. Размеры изображения эмблемы юридического лица или торговой марки (знака для товаров и услуг) не ограничиваются. Рекомендуемая высота изображения - не более чем 17 мм.

  • Реквизит 04 - наименование юридического лица

Данный реквизит относится к обязательным реквизитам любого документа юрлица. Наименование юридического лица - автора документа - должен отвечать полном наименованию, указанному в положении (уставе) о юридическом лице. Ниже полного наименования (отдельной строкой по центру) размещают сокращенное наименование юридического лица, если оно официально зафиксировано в положении (уставе). Сокращенное наименование отмечают в скобках или без них!!!

  • Реквизит 05 - наименование структурного подразделения юридического лица

Наименование структурного подразделения юридического лица, в том числе обособленного структурного подразделения, отмечают в случае, если структурный подразделение является автором документа, и располагают его ниже наименования юридического лица.

  • Реквизит 06 - справочные данные о юридическом лице

Данный реквизит является необязательным для всех документов юрлица, но, как правило, всегда указывается в письмах юрлица, входя в реквизиты, так называемого «фирменного бланка». Справочные данные о юридическом лице должны содержать следующее: почтовый адрес и другие сведения (номера телефонов, телефаксов, счетов в банке, адрес электронной почты, адрес официального веб-сайта и т.д.). Эти данные размещают ниже наименования юридического лица или структурного подразделения.

Реквизиты почтового адреса отмечают в такой последовательности: название улицы, номер дома, номер корпуса или офиса (при необходимости), название населенного пункта, района, области, почтовый индекс.

Если местонахождение юридического лица отличается от адреса фактического осуществления деятельности или размещения офиса, в справочных данных допустимо указывать два адреса: юридический (указанный в ЕГРПОУ) и фактический (для переписки).

Номера телефонов и телефаксов отмечают соответствии с национальным форматом в такой последовательности: междугородний префикс, код населенного пункта (в скобках), телефонный номер, который отделяют от кода и разделяют пробелами (а не тире!!!). Например, (0619) 42 65 20.

  • Реквизит 08 - код юридического лица

В обычном документе код юрлица согласно ЕГРПОУ указывают в правом верхнем углу на уровне наименования юрлица. Однако в письмах код ЕГРПОУ необходимо указывать под справочными данными о юрлице.

  • Реквизит 09 - название вида документа

Название документа указывают на всех документах, кроме писем. Название вида документа (приказ, решение, протокол, акт, справка, докладная записка и т.п.) должно соответствовать названию, зафиксированного в перечне унифицированных форм документов, введенных в юридическом лице. Такой перечень должен содержать названия унифицированных форм документов согласно Национального классификатора управленческой документации НК 010:2021 и названия других документов, соответствующих организационно-правовому статусу юридического лица, закрепленному в положении (уставе).

Название вида документа на продольных бланках размещают посередине.

  • Реквизит 10 - дата документа

Еще один обязательный реквизит документа. Дата документа - это, соответственно, дата его подписания, утверждения, принятия, регистрации или составления. Кроме того, датируют все служебные отметки, проставлены на документе, а именно: визу, резолюцию, отметку о заверении копии документа, отметку о поступлении документа к юридическому лицу, отметку о выполнении документа, отметку об ознакомлении с документом.

Дату оформляют цифровым или словесно-цифровым способом. В случае оформления даты цифровым способом ее элементы отмечают арабскими цифрами в одну строку в такой последовательности: день месяца, месяц, год. В этом случае день месяца и месяц проставляют двумя парами цифр, разделенными точкой, год - четырьмя цифрами, точку в конце не ставят. Например,

01.09.2021

Допустимо оформлять дату в обратной последовательности: год, месяц, день месяца. Такой способ чаще всего используют во время служебной переписки с иностранными партнерами, поскольку он соответствует международной системе датировки документов. Например,

2021.09.01

В текстах нормативно-правовых актов и ссылках на них и в документах, содержащих сведения финансового характера, применяют словесно-цифровой способ указания дат с проставлением нуля в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру. Например,

01 вересня 2021 року

Допустим употреблять слово «рік» в сокращенном варианте «р.». Например,

01 вересня 2021 р.

В разных реквизитах одного документа дата может быть оформлена как словесно-цифровим способом, так и цифровым.

Во внутренних служебных документах (заявлениях, докладных и объяснительных записках и т.п.), оформленных не в бланке, дату проставляют слева от личной подписи автора документа.

При использовании информационных (автоматизированных) систем организации делопроизводства допустимо проставлять дату регистрации документа в составе штрих-кода или QR-кода, создаваемого средствами этой системы. Штрих-код проставляют в центре нижнего поля первой страницы документа, а QR-код (21 мм × 21 мм) - в нижнем левом углу первой страницы документа.

  • Реквизит 11 - регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера этого документа в пределах группы документов, регистрирующих который дополняется индексами, применяемые в юридическом лице, в частности индексом по номенклатуре дел, структурного подразделения, корреспондентов, должностных лиц, рассматривающих или подписывающих документ, исполнителей, вопросов деятельности которых касается документ. Составные части регистрационного индекса отделяют друг от друга правосторонней наклонной чертой. Например, 123/01-10, 321/01/01-10, 01-10/456.

Место расположения регистрационного индекса на документе зависит от вида документа. Зачастую, в документах регистрационный индекс размещаю справа:

При использовании информационных (автоматизированных) систем организации делопроизводства разрешено проставлять регистрационный номер документа в составе штрих-кода или QR-кода, создаваемого средствами этой системы.

  • Реквизит 12 - ссылка на регистрационный номер и дату документа, на который дают ответ

Ссылка на регистрационный номер и дату документа размещают ниже или на уровне регистрационного индекса в специально отведенном месте на бланке. Например,

или

Реквизит 13 - место составления документа

Место составления документа размещают на уровне или ниже реквизитов «Дата документа» или «Регистрационный номер документа». Место составления документа должно соответствовать наименованию населенного пункта согласно КОАТУУ (по мнению автора, исходя из того, что стандарт был принят 20.07.2020 года, а введен в действие с 01.09.2021, то разработчики не могли знать о появлении Кодификатора (КАТЕТТО)!!!. Например:

с. Семенівка Мелітопольського району Запорізької області

с-ще Степове Фастівського району Київської області

смт Якимівка Мелітопольського району Запорізької області

м. Мелітополь

Київ

Обращаем внимание! В случае указания в этом реквизите столицы «Киев» сокращение «м.» НЕ применяют.

Реквизит 15адресат

Адресатами документа могут быть юридические лица, их структурные подразделения, конкретные должностные лица и граждане.

  • В случае адресации документа лицу или его структурному подразделению без указания должностного лица их наименования подают в именительном падеже. Название можно указывать, как полное, так и сокращенное, например:

Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства

или

УНДІАСД

Товариство з обжененою відповідальністю «Багряниця»

или

ТОВ «Багряниця»

  • В случае адресации документа руководителю юридического лица или его заместителю наименование юридического лица должно быть составной частью наименования должности адресата, которое отмечают в дательном падеже. Например:

Директору Товариства з обмеженою відповідальністю «Багряниця»

Олені ЧУПРУН

или

Директору ТОВ «Багряниця»

Олені ЧУПРУН

  • Если документ адресуют руководителю структурного подразделения юридического лица, то наименование юридического лица указывают в именительном падеже, а должность, собственно имя и фамилия адресата - в дательном. Например:

ТОВ «Багряниця»

Головному бухгалтеру

Валентині ГРУЦЕЛЯК

или

Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства

Завідувачу відділу документознавства

Володимиру КОНДРАТЮКУ

  • Если документ адресуют многим однородным юридическим лицам или их руководителям, адресата отмечают обобщенно в дательном падеже. Например:

Директорам комунальних підприємств м. Мелітополя

Документ не может иметь более четырех адресатов. Слово «копия» перед указанием наименований второго, третьего, четвертого адресата не ставят. В случае отправки документа более четырем адресатам составляют список рассылки, а на каждом документе указывают только одного адресата.

  • Реквизит «Адресат» может содержать почтовый адрес. Реквизиты почтового адреса отмечают следующим образом:

Державний архів Житомирської області

вул. Охрімова Гора, буд. 2/20, корп. 1,

м. Житомир, 10003

Юрію Ковтанюку

вул. Житомирська, буд. 23, с. Токарів,

Новоград-Волинський р-н,

Житомирська обл.,

11754

Почтовый адрес не указывают на документах, которые направляют органам законодательной и исполнительной власти, а также постоянным корреспондентам.

Реквизит 16 - гриф утверждения документа

Гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименование должности, личной подписи, собственного имени, фамилии лица и даты утверждения, если документ утверждает должностное лицо, в полномочия которой относится решение вопросов, приведенных в этом документе. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу первого листа документа. Например:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор ТОВ «Багряниця»

___Чупрун__ Олена ЧУПРУН

09.09.2021

В случае утверждения документа несколькими должностными лицами или коллегиальными органами юридического лица оформляют соответствующее количество грифов утверждения, располагая их на одном уровне горизонтально, а если больше двух - на одном уровне горизонтально вертикальными строчками в произвольном порядке.

Если созданный документ утвержден распорядительным документом юридического лица, то гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, названия вида распорядительного документа в именительном падеже, его даты и номера. Например:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ директора ТОВ «Багряниця»

09.09.2021 № 21-з

Перечень видов документов, которые должны быть утверждены с проставлением грифа утверждения, определяет юридическое лицо на основании законодательства и с внесением в инструкцию по делопроизводству.

Реквизит 17 – резолюция.

Резолюция - это совершенная должностным лицом надпись на документе, содержащем краткое содержание принятого ею решения по выполнению документа.

Резолюция максимально может состоять из следующих элементов: фамилия (-и), собственное (-ые) имя (имена) исполнителя (-ей) в дательном падеже, содержание поручения, срок исполнения, личную подпись руководителя, дата. На документах со сроками исполнения, не требующие дополнительных указаний, в резолюции отмечают исполнителя, подпись автора резолюции и дату. Если поручение дано нескольким должностным лицам, главным исполнителем документа является лицо, указанное в резолюции первым.

Резолюцию проставляют рукописно непосредственно на документе ниже реквизита «Получатель» параллельно к основному тексту или на свободном от текста месте в верхней части первого листа с лицевой стороны, но не на поле документа, предназначенном для подшивки.

Если на документе нет свободного места для резолюции или документ подлежит возврату, или это электронный документ, то резолюцию оформляют на отдельном листе или специальном бланке, на котором отмечают: например, К вх. № 123/01-10 от 25.08.2021.

Реквизит 19 - заголовок к тексту документа.

Этот реквизит относится к когорте обязательных. Заголовок к тексту документа должен содержать краткое изложение основного смыслового аспекта содержания документа. Он должно быть коротким, грамматически согласованным с названием документа, точно передавать смысл текста и отвечать на вопрос «о чем?», «чего?», «кого?». Например:

Наказ (про що?) про надання відпустки;

Лист (про що?) про організацію конференції;

Протокол (чого?) засідання атестаційної комісії;

Посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста

Заголовок к тексту документа оформляют в специально отведенном месте на бланке, но по умолчанию его располагают с левой части бланка ниже адресата.

Реквизит 20 - текст документа.

Данный реквизит является основным. Информацию в тексте документа нужно подавать кратко, грамотно, понятно и объективно. Текст документа не может содержать повторов, а также слов и оборотов, которые не несут смысловой нагрузки. Текст документа оформляют в виде сплошного связного текста, анкеты, таблицы или с сочетанием этих форм.

Украинский язык является обязательным к применению (ст. 37 ЗУ «Об обеспечении функционирования украинского языка как государственного»):

- при переписке с органами государственной власти, органами местного самоуправления, предприятиями, учреждениями и организациями государственной и коммунальной форм собственности;

- при подготовке уставных документов и решений, статистической, налоговой и иной отчетности в органы государственной власти или органы местного самоуправления.

Тексты документов, которые присылают зарубежным адресатам, по предварительной договоренности, можно составлять на украинском языке, на языке страны-адресата или одним из языков международного общения.

Реквизит 21 - отметка о наличии приложений

Информацию о приложениях указывают после текста письма перед подписью. Если полное название приложений указывается в тексте письма, то в отметке о приложениях указывается общее количество листов приложений и количество их экземпляров. Например:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим.

Если документ имеет приложения, полные названия которых не приведены в тексте документа, то эти названия нужно указать в отметке о наличии приложений с указанием количества листов в каждом приложении и количества их экземпляров. Например:

Дотатки: 1. Довідка про виконання плану розвантажувальних робіт за II квартал 2019 р. на 5 арк. в 1 прим.

2. Графік ремонтних робіт на III квартал 2019 р. на 3 арк. в 1 прим.

Если к документу прилагают другой документ, имеющий приложения, то отметку о наличие приложений оформляют следующим образом:

Додаток: лист Державного архіву Київської області від 25.05.2019 № 01-10/123 і додаток до нього, всього на 15 арк. у 2 прим.

Если приложения сброшюрованные, то количество их листов не указывают. Например:

Додаток: форми галузевої звітності в 1 прим.

В случае, если документ содержит более десяти приложений, то составляют описание, а отметку о наличие приложений оформляют так:

Додатки: згідно з описом на 2 арк.

Если приложение направляют не по всем указанным в документе адресам, то отметку о наличии приложений оформляется так:

Додаток: на 15 арк. в 1 прим, на першу адресу.

В приложениях справочного характера (графики, схемы, таблицы, списки, формы и т.п.) основного документа, утвержденного распорядительным документом, отметку делают в верхнем правом углу первого листа приложения.

Додаток 3

до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (пункт 25)

В распорядительном документе отметку о наличии приложения оформляют непосредственно в тексте документа словами: «прилагается», «согласно приложению 1», «согласно приложению 2» или «см. приложение С». А в самом приложении к распорядительному документу в верхнем правом углу первого листа проставляют отметку со ссылкой на этот документ, его дату и номер. Если к распорядительному документу прилагается одно приложение, то его НЕ нумеруют. При наличии нескольких приложений отмечают их порядковые номера. Знак «№» перед цифровыми обозначениями не ставят. На втором и последующих листах приложения делают отметку «Продолжение приложения».

Все приложения к документам визирует работник, который создал документ, и руководитель структурного подразделения юридического лица, в котором он создан.

Реквизит 22 – подпись.

Обязательный реквизит. Подпись должна содержать наименование должности лица, подписывающего документ (в полной форме, если документ оформлен не на бланке, в сокращенной – на документе, напечатанном на бланке), личная подпись (кроме электронных документов), имя и фамилия. Например:

Директор                                            Чупрун                                                            Олена ЧУПРУН

ТОВ «Багряниця»

Директор                                            Чупрун                                                            Олена ЧУПРУН

Если документ подписывают несколько должностных лиц одного юридического лица, то их подписи располагают друг под другом в соответствии с подчиненности этих лиц. Например:

Директор                                            Чупрун                                                            Олена ЧУПРУН

Головний бухгалтер                           Груцеляк                                                         Валентина ГРУЦЕЛЯК

В случае подписания совместного документа несколькими лицами, занимающими одинаковые должности, их подписи размещают на одном уровне. Документы коллегиальных органов подписывают председатель коллегиального органа и секретарь.

В случае отсутствия должностного лица, наименование должности, имя и фамилия которого указано в документе, его подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. В этом случае обязательно отмечают фактическую должность, имя, фамилия лица, подписавшего документ (исправления вносят рукописным или машинописным способом, если документ невозможно перепечатать). Например:

Заступник директора                        Середа                                                            Володимир СЕРЕДА

Директор                                                                                                                  Олена ЧУПРУН

Нельзя при подписании документа ставить предлог «За» или правостороннюю косую черту перед наименованием должности. Слова «Виконуючий обов’язки» или «В. о.» в наименование должности руководителя юридического лица добавляют только в случае его замещение на основании распорядительного документа (приказа).

Подпись размещают под текстом документа или под отметкой о наличии приложений. Личную подпись во всех реквизитах электронного документа, в состав которых он входит, заменяют электронной подписью.

Реквизит 23 - печать

Юридические лица, в соответствии с положением (уставом) имеют гербовую печать или основную круглую печать юридического лица с указанием наименования и идентификационным кодом ЕГРПОУ, которой могут свидетельствовать на документе подпись должностного (ответственного) лица.

Другие виды печатей (структурных подразделений (службы делопроизводства, бухгалтерии, кадровой службы и т.д.), для отдельных категорий документов (для копий, пропусков, конвертов и т.д.), металлические печати (для опечатывания помещений, шкафов, сейфов)), их количество и порядок применения юридическим лицом определяют в инструкции по делопроизводства.

Оттиск печати ставят так, чтобы он охватывал последние несколько букв наименование должности лица, подписавшего документ, но не личную подпись должностного лица, либо в специально предназначенном для этого месте с отметкой «МП»!!!

Реквизит 24 - виза документа

Визой подтверждают внутреннее согласование документов. Виза должна состоять из следующих элементов: наименование должности (при необходимости), личной подписи, собственного имени и фамилии лица, визирует документ, даты визирования. Например:

Начальник юридического отдела

Дондик            Олена ДОНДИК

10.09.2021

Реквизит 26 - отметка о заверении копии документа

Отметка о заверении копии документа состоит из следующих элементов: слов «Згідно з оригіналом» (без кавычек), наименование должности, личной подписи лица, заверившего копию, его собственного имени и фамилии, даты заверения копии. В случаях, определенных законодательством, копии документов удостоверяющих отражением печати юридического лица, структурного подразделения (службы делопроизводства, службы кадров, бухгалтерии и т.п.) юридического лица или печати «Для копий».

Згідно з оригіналом

Директор Чупрун Олена ЧУПРУН

10.09.2021

            Отметка о заверении копии документа проставляется ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа копии документа.

Реквизит 28 - отметка об ознакомлении с документом

Эта отметка свидетельствует о факте ознакомления работника (-ов) с содержанием управленческого (их) действия (й) в отношении него (них) и состоит из следующих элементов: слов «З документом ознайомлений (-а, -і):» (без кавычек), личной (ых) подписи (-ей), собственного (ых) имени (имен), даты, которую каждый работник собственноручно проставляет во время ознакомления. В отметке об ознакомлении с документом вместо слова «документ» может быть указан конкретный вид документа (приказ, распоряжение, акт, должностная инструкция тому подобное). Например:

З наказом ознайомлений:

Дондик               Олена ДОНДИК

10.09.2021

Реквизит 30 - отметка о поступлении документа к юридическому лицу

Отметка о поступлении документа к юридическому лицу должно содержать следующие элементы: сокращенное наименование юридического лица, к которому поступил документ, входящий регистрационный индекс, дату (при необходимости - часы и минуты) поступления документа.

Отметку о поступлении документа в юридического лица проставляют рукописно или с использованием штампа, автоматического нумератора в правом углу нижнего поля на лицевой стороне первого листа оригинала документа.

При использовании информационных (автоматизированных) систем организации делопроизводства эту отметку проставляют с помощью штрихового кода (штрих-кода).

Требования к оформлению бланков документов и оформлению документов

Для изготовления бланков организационно-распорядительных документов нужно использовать листы бумаги формата А4 (210 мм × 297 мм) и А5 (210 мм × 148 мм). Допустимо использовать бланки формата АЗ (297 мм × 420 мм) для оформление документов в виде таблиц.

Поля бланков: 30 - левое; 10 - правое; 20 - верхнее и нижнее.

Организационно-распорядительные документы изготавливают с помощью автоматизированных и / или печатных средств. Отдельные внутренние документы (заявления, объяснительные и докладные записки и т.д.), авторами которых являются должностные и другие физические лица, допустимо оформлять рукописным способом.

Для печати текстов документов нужно использовать гарнитуру Times New Roman и шрифт размером 12-14 печатных пунктов. Допустимо использовать шрифт размером 8-12 печатных пунктов для печатания реквизитов «Справочные данные о юридическом лице», «Код юридической лица», «Сведения об исполнителе документа», сносок, поясняющих надписей к отдельным элементам текста документа и т.д.

Для печати реквизита «Название вида документа» можно использовать р а з р е ж е н н ы й шрифт размером 14-16 печатных пунктов.

Для печати реквизитов «Наименование юридического лица», «Наименование структурного подразделения юридического лица», «Название вида документа» и «Заголовок в тексту документа» допустимо использовать полужирный прямой шрифт.

Текст документов на листах бумаги формата А4 рекомендуется печатать через 1-1,5 межстрочных интервала, а формата А5 - через 1 межстрочный интервал.

Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк («Справочные данные о юридическом лице», «Заголовок к тексту документа», «Отметка о наличии приложений»), печатают через 1 межстрочный интервал.

Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Гриф согласование (одобрение) документа» отделяют друг от друга через 1,5 межстрочный интервал.

Реквизиты «Наименование юридического лица высшего уровня», «Наименование юридического лица», «Название вида документа» печатают большими буквами.

Расшифровка подписи в реквизите «Подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности.

Максимальная длина строки многострочных реквизитов (кроме реквизита «Текст документа») - 73 мм. Если заголовок к тексту документа превышает 150 печатных знаков (5 строк), его разрешено продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка НЕ ставят.

Отступы от левого поля документа:

  • 10 мм - для абзацев в тексте;
  • 90 мм - для реквизита «Адресат»;
  • 100 мм-для реквизитов «Гриф утверждения документа» и «Гриф ограничения доступа к документу»;
  • 125 мм -для расшифровки подписи в реквизите «Подпись»

Не делают отступление от границы левого поля для реквизитов: «Дата документа», «Заголовок к тексту документа», «Текст документа» (без абзацев), «Отметка о наличие приложений», «Виза документа», «Гриф согласования (одобрения) документа», «Отметка о заверении копии документа», «Сведения об исполнителе документа», «Отметка об ознакомлении с документом», «Отметка об исполнении документа», наименование должности в реквизите «Подпись», а также слов «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ».

При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц ставят посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без указания слова «страница» и знаков препинания. Первую страница не нумеруют. Страницы документа и каждого из приложений имеют отдельную нумерацию.

1000 Осталось символов