Хранение и списание документов на предприятии

Нормативные документы:

- Закон «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999г. № 996-XIV;

- Закон «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях»  от 24.12.1993г. № 3814-XII;

- Налоговый кодекс Украины (далее – НКУ);

- Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88 (далее – Положение № 88);

- Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденные приказом Минюста от 18.06.15 г. № 1000/5 (далее – Правила № 1000);

- Перечень типовых документов, создаваемых во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Минюста от 12.04.12 г. № 578/5 (далее – Перечень № 578).

Первичные документы, сводные учетные регистры и бухгалтерская и прочая отчетность – далее «документы».

Кто отвечает за организацию хранения документов на предприятии

Обязанность по обеспечению надлежащего хранения первичных документов и регистров бухгалтерского учета в течение установленных сроков возложена на предприятие

(ч.7 ст.9 Закона №996).

Уполномоченный орган (должностное лицо), которое осуществляет руководство предприятием (напр., директор) или собственник согласно законодательства и учредительных документов

Главный бухгалтер (или лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета) осуществляет:

Ответственен за:

- сохранность обработанных первичных документов, регистров и отчетности на протяжении установленного срока, но не менее трех лет (ч.3 ст.8 ЗУ №996)

- контроль над соблюдением графика документооборота (п. 5.5 Положения № 88);

- обеспечивает сохранность первичных документов и учетных регистров, а также отчетности, оформление и передачу их в архив (п.6.7 Положения №88).

Лица, уполномоченные главным бухгалтером:

Под их ответственностью (до передачи документов в архив предприятия) в бухгалтерской службе, в специальных помещениях или закрытых шкафах, должны храниться первичные документы, регистры и отчетность (п.6.2 Положения №88).

Действия предприятия для обеспечения сохранности документов:

- внедрить на предприятии график документооборота (приложение к учетной политике);

- в должностных инструкциях главного бухгалтера и работников бухгалтерии прописать их ответственность за хранение документов;

- разработать на предприятии инструкцию по делопроизводству, регламент работы с документами или др.;

- разработать номенклатуру дел - обязательный для каждого учреждения систематизированный перечень названий дел, которые формируются в его делопроизводстве, с указанием сроков хранения дел (п. 2 разд. I Правил № 1000, ч.1 раздела IV Правил №1000);

Обратите внимание: в течение года со дня своей регистрации юридические лица должны согласовать номенклатуру дел с одним из госархивов или архивным отделом горсовета (ч. 1 ст. 32 Закона № 3814). 

- в случае необходимости - назначить заведующего архивом (создать должность архивариуса или возложить обязанности на секретаря).

Места хранения документов на предприятии

Документы, которые прошли обработку, до передачи их в архив

В бухгалтерской службе, в специальных помещениях* или закрытых шкафах, под ответственностью лиц, уполномоченных гл.бухгалтером (п.6.2 Положения №88)

* под специальным помещением подразумевается помещение с температурно-влажностным режимом, который обеспечивает сохранность документов и записей в них, и помещение, исключающее возможность пользования или выноса документов, которые в нем хранятся, без разрешения главного бухгалтера предприятия (письмо Минфина от 22.07.02 г. № 053-3996).

Документы, которые прошли обработку, через 2 года после окончания их использования и в течение всего срока хранения документов (не менее 3-х лет)

Передаются в архив предприятия и хранятся там  (п.6.1 Положения №88, п.1 гл.4 разд.VІ Правил № 1000)

Бланки строгой отчетности

В сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, которые обеспечивают их сохранность (п.6.3 Положения №88)

Документы, созданные в форме электронного документа

На электронных носителях информации в форме, которая дает возможность проверить их целостность на этих носителях (программа «МЕдок», например), в течение срока, установленного для бумажных документов (п.6.4 Положения №88)

Этапы «жизни» документов

  1. Хранение документов в бухгалтерии (ином структурном подразделении)

С момента создания или поступления до их обработки и передачи в архив.

Выдача документов из бухгалтерии работникам других структурных подразделений может проводиться по решению только главного бухгалтера (или лица, на которого возложено ведение бух.учета) (п.6.8 Положения №88).

Первичные документы текущего месяца, которые прошли обработку ручным способом и относятся к соответствующему учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке, нумеруются, сшиваются и сопровождаются справкой для архива (п.6.5 Положения №88). Формируются дела-папки, на которых указывается наименование предприятия, порядковый номер (код) синтетического счета, номера документов (с № _ по № _ включительно), количество документов и к какому отчетному периоду они относятся (год, месяц), минимальный срок их хранения и т. п.

По делам постоянного и длительного (более 10 лет) хранения, по кадровым вопросам через год после окончания их использования в делопроизводстве составляются описи дел для передачи их в архив (п.1 гл.3 разд.VІ Правил № 1000), а передаются – через 2 года.

  1. Передача документов в архив предприятия

Дела постоянного и длительного (более 10 лет) хранения, по кадровым вопросам через 2 года после окончания их использования в делопроизводстве в упорядоченном состоянии по описи установленной формы должны быть переданы из структурных подразделений предприятия в архив (п.1 гл.4 разд.VІ Правил № 1000).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения могут передаваться в архив предприятия по решению руководителя и если есть свободные места (п.2 гл.4 разд.VІ Правил № 1000). Тогда могут оформляться сдаточные описи произвольной формы.

Оформление и передачу документов в архив предприятия обеспечивает главный бухгалтер или лицо, на которого возложено ведение бух.учета (п.6.7 Положения №88).

Порядок передачи дел описан в гл.4 разд.VІ Правил № 1000.

Составление и оформление Описей дел (гл.3 разд.VІ Правил № 1000).

На дела временного хранения (до 10 лет) Описи дел не составляются.

Форма Описи дел – приложение 19 к Правилам №1000.  Ниже – выдержка из нее.

ОПИС______________ N _________

N
з/п

Індекс справи

Заголовок справи (тому, частини)

Крайні дати документів справи (тому, частини)

Кількість аркушів у справі (томі, частині)

Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком*

Примітки

1

2

3

4

5

6

7

_________________________________________________________________________________
                                                                              (назва розділу**)

До опису внесено _____________________________________________________________ справ
                                                                        (цифрами і словами)

з N ______________ по N __________, у тому числі:

літерні номери __________________________, пропущені номери ____________________________

 

  1. Хранение документов в архиве предприятия

Архив является самостоятельным структурным подразделением или входит в состав службы деловодства - самостоятельное структурное  подразделение по деловодству, общий отдел, канцелярия или лицо, ответственное за деловодство – секретарь, деловод.

В малочисленных учреждениях/предприятиях назначается лицо, ответственное за ведение архива предприятия (п.8 раздела І Правил №1000). На практике: архивариус или возложить обязанности, например, на секретаря.

Выдача документов из архива предприятия работникам других структурных подразделений может проводиться по решению только главного бухгалтера (или лица, на которого возложено ведение бух.учета) (п.6.8 Положения №88).

В архиве предприятия составляют сводные описи дел, которые являются основными учетными справочниками к документам. В дальнейшем по сводным описям документы передаются на хранение в архивные учреждения.

Сроки хранения документов

На предприятии сроки хранения документов (в т. ч. первичных) следует утвердить в номенклатуре дел с учетом нормативных требований, приведенных ниже.

  • • НКУ

Для первичных документов, регистров бухучета, финотчетности и других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством, действуют сроки хранения, предусмотренные п. 44.3, 44.4 НКУ, а именно:

- первичные документы, по которым представлялась налоговая отчетность, должны храниться не менее 1 095 дней со дня представления такой отчетности (2555 дней - для документов и информации, необходимой для осуществления налогового контроля за трансфертным ценообразованием согласно ст.39 НКУ), а если отчетность не предоставлена – 1095 дней с предельного срока подачи;

- первичные документы, связанные с предметом налоговой проверки, проведением процедуры административного обжалования принятого по результатам такой проверки налогового уведомления-решения или судебного разбирательства, должны храниться до окончания проверки и установленного срока обжалования принятых по ее результатам решений и/или до вынесения окончательного судебного решения, но не менее 1 095 дней.

Например, декларация по налогу на прибыль за 2017 год подана 22.02.2018г. Значит документы, подтверждающие данные налогового учета доходов и расходов, храним до 22.02.2021г.

Но!!! Если органы ГФС не проводили проверки свыше 1095 дней, налогоплательщики обязаны обеспечить дальнейшее хранение непроверенных документов и списание документации не допускается (письмо ГНС от 18.05.12 г. № 13920/Ж/17-1216).

  • • Перечень №578/5

Вид документа

Перечень

578/5

3 года

При условии завершения проверки территориальными органами Миндоходов Украины по вопросам соблюдения налогового законодательства, а для предприятий и организаций, получавших денежные средства из бюджетов всех уровней и государственных фондов или использовавших государственное или коммунальное имущество, — ревизии, проведенной органами государственного финансового контроля по совокупным показателям финансово-хозяйственной деятельности. В случае возникновения споров (разногласий), возбуждения уголовных дел, открытия судами производства по делам — хранятся до принятия окончательного решения.

1

Документы по командировкам в пределах Украины

Ст.63

2

Договоры кредитные, поручительства, залога, гарантии, перевода долга (по окончании срока действия договора)

Ст.241

3

Ведомости на выплату денег (при отсутствии расчетно-платежных ведомостей – 75 лет)

Ст.318

4

Доверенности (в т. ч. аннулированные) на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей (далее – ТМЦ); на получение зарплаты и других выплат

Ст.319

5

Документы (копии отчетов, выдержки из протоколов, заключения, заявления, справки, списки работников) о выплате помощи, пенсий, оплате листков нетрудоспособности из фонда социального страхования

Ст.320

6

Документы (заявления, решения, справки, письма) об оплате отпусков в связи с обучением, о получении льгот по налогам и т. п.

Ст.321

7

Документы (акты, ведомости, письма) о взаиморасчетах между организациями

Ст.324

8

Протоколы взаимозачетов

Ст.325

9

Документы (акты, процентовки, справки, счета) о приемке выполненных работ

Ст.334

10

Первичные документы и приложения к ним, которые фиксируют факт выполнения хозяйственных операций и стали основанием для записей в регистрах бухучета и налоговых документах (кассовые, банковские документы, ордера, уведомления банков и переводные требования, выписки банков, корешки квитанций, банковских чековых книжек, наряды на работу, акты о приемке, сдаче и списании имущества и материалов, квитанции и накладные по учету ТМЦ, счета-фактуры, авансовые отчеты и т. п.)

Ст.336

11

Налоговые накладные

Ст.338

12

Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки) документальных ревизий, проверок и аудита финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работы, в т. ч. проверок кассы, правильности взыскания налогов и т. п.

Ст.341

13

Документы (справки, акты, обязательства, письма) по растратам, недостачам, хищениям

Ст.342

14

Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, акты инвентаризации, инвентаризационные описи, сличительные ведомости) об инвентаризации основных средств, нематериальных активов, денежных средств, материальных ценностей и т. п.

Ст.345

10 лет

15

Документы по командировкам за границу

Ст.63

75 лет

16

Расчетно-платежные ведомости (лицевые счета) работников предприятия

Ст.317

До ликвидации предприятия

17

Документы (свидетельства, акты, договоры) на право собственности на землю, сооружения, имущество; на право владения, пользования, распоряжения имуществом; на право регистрации и перерегистрации фирменных названий, товарных знаков, знаков обслуживания и т. п.

Ст.87

18

Документы (протоколы, акты, отчеты, ведомости переоценки и определения изношенности основных средств) о переоценке основных фондов, нематериальных активов, незавершенного строительства

Ст.343

Как исчислить срок хранения

Срок хранения документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания дела. Например, отсчет срока хранения документов, завершенных делопроизводством в 2017 году, начинается с 01.01.18 г. Если срок хранения такого документа – 3 года, то он заканчивается 01.01.2021 г.

Практический совет: всегда храните в отдельных папках документы, связанные с:

- расчетом больничных, декретных и т.д.;

- с зарплатой (расчетные ведомости, документы о выплате зарплаты, приказы, штатные расписания);

- основными средствами.

Это поможет избежать их случайного списания вместе с документами, по которым истек срок хранения.

  1. Списание (уничтожение) документов, срок хранения которых истек

Предприятие обязано хранить документы, которые накопились за время их деятельности, до проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном законом (ч.1 ст.32 ЗУ №3814).

Изъятие документов для уничтожения без проведения предварительной экспертизы их ценности запрещено.

Порядок проведения экспертизы ценности документов утвержден Постановлением КМУ от 08.08.07г. № 1004.

Для оценки важности документов, принятия решения об их уничтожении или о дальнейшем их хранении в архиве на предприятии создается экспертная комиссия (ст. 6 Закона № 3814; п.9 Порядка №1004), действующая на основании положения, которое утверждает руководитель предприятия или иной орган управления предприятия (за основу можно взять Типовое положение об экспертной комиссии государственного органа, органа местного самоуправления, государственного и коммунального предприятия, учреждения и организации, утвержденное приказом Минюста от 19.06.13 г. № 1227/5).

В состав экспертной комиссии предприятия включают (п. 14 Порядка № 1004):

- руководителей службы делопроизводства и архивного подразделения; 

- работников других структурных подразделений предприятия; 

- представителей экспертно-проверочных комиссий госархивов (или экспертных комиссий местных госадминистраций, местных советов), в зоне комплектования которых находится предприятие (с их согласия). 

Председателем экспертной комиссии обычно назначается заместитель руководителя предприятия.

Экспертная комиссия предприятия проводит предварительную экспертизу ценности документов и передает ее результаты на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии госархива, в зоне комплектования которой находится предприятие.

Какие бухгалтерские документы можно уничтожить

Уничтожению подлежат бухгалтерские документы, которые:

- не относятся к Национальному архивному фонду (далее – НАФ) и

- по которым истекли сроки хранения.

Уничтожение неревизованных (непроверенных) финансовых и бухгалтерских документов не допускается (Перечень № 578, письмо Государственной архивной службы от 03.07.13 г. № 01.2/2629).

 

Порядок документирования операций по уничтожению документов

1) На предприятии проводят отбор документов, сроки хранения которых истекли, и составляют акт об изъятии для уничтожения документов, не отнесенных к НАФ (по форме, приведенной в приложении 15 к Правилам № 1000) (п. 1 гл. 3 разд. V Правил № 1000).

В акт можно включать только те дела, срок хранения которых истек на 1 января года, в котором составляется акт.

2) Оформленные надлежащим образом акты об изъятии для уничтожения документов передают на рассмотрение экспертной комиссии предприятия.

3). Утвержденные экспертной комиссией акты вместе с описью дел передают на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии государственного архивного учреждения (далее – ЭПК).

4). После одобрения актов ЭПК описи и акты утверждаются руководителем предприятия.

5) Для уничтожения дела передаются организациям, занимающимся переработкой вторичного сырья. При этом составляют накладные, где указывают вес макулатуры, которая передается на переработку (в дальнейшем номер накладной, дата сдачи на переработку и вес макулатуры указываются в акте на уничтожение).

Если объемы незначительны – до 20 кг (см. письмо Госкомархивов от 20.04.10 г. № 795/072), то документацию, подлежащую уничтожению, можно сжечь, о чем следует указать в акте об изъятии для уничтожения.

  1. Передача документов в архивные учреждения при ликвидации предприятия

В случае ликвидации предприятия ликвидационная комиссия обязана обеспечить упорядочивание и сохранность документов, в т.ч.:

- документов по кадровым вопросам (личному составу);

- регистров бух.учета, фин.отчетности и других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, начислением и выплатой зарплаты.

По согласованию с архивным учреждением определяется место дальнейшего хранения архивных документов предприятия (ч.3 ст.32 ЗУ №3814).

Архивные документы, которые не принадлежат государству и территориальным общинам, могут храниться в архивных учреждениях, основанных физ.лицами или юридическими лицами частного права в установленном законом порядке. Срок хранения устанавливается договором. (ст.33 ЗУ 3814).

В архиве предприятия составляют сводные описи дел, которые являются основными учетными справочниками к документам, по которым документы передаются на хранение в архивные учреждения.

Порядок работы с документами предпринимателей пока не нормирован (письмо Госкомархива от 07.06.2006 г. № 03-622).

Пропажа или уничтожение документов

Руководитель предприятия:

- письменно уведомляет об этом правоохранительные органы;

- письменно уведомляет об этом орган Миндоходов Украины по месту учета в 5-дневный срок (п.44.5 ст.44 НКУ);

- приказом назначает комиссию для установления перечня отсутствующих документов и расследование причин их пропажи или уничтожения. В эту комиссию приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Оформляется Акт, который утверждается руководителем предприятия. Копия акта отправляется в тер.орган Миндоходов Украины по месту учета в 10-дневный срок (п.6.10 Положения №88).

Налогоплательщик обязан восстановить утерянные документы в течение 90 календарных дней со дня, следующего за днем поступления уведомления в орган Миндоходов Украины (п.44.5 ст.44 НКУ).

Ответственность

Необеспечение налогоплательщиком хранения первичных документов, учетных и других регистров, бухгалтерской и статистической отчетности, других документов по вопросам исчисления и уплаты налогов и сборов в течение установленных ст. 44 этого Кодекса сроков их хранения - штрафа в размере 510 грн., повторно в течение года – 1020 грн. (п. 121.1 ст. 121 НКУ).

855 6

1000 Осталось символов