Особенности использования служебного авто руководителем: разбираем подводные камни

Особенности использования служебного авто руководителем: разбираем подводные камни

ОСОБЕННОСТИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СЛУЖЕБНОГО АВТО РУКОВОДИТЕЛЕМ: РАЗБИРАЕМ ПОДВОДНЫЕ КАМНИ

Использование служебного автомобиля руководителем предприятия реализуются по следующим сценариям:

- использование авто предприятия, ГСМ для которого приобретает само предприятие

- использование авто предприятия, ГСМ для которого приобретает сам руководитель

- пользование авто предприятия (платное или бесплатное) самим руководителем как физлицом с самостоятельной заправкой ГСМ

Каждый из трех сценариев использования автомобиля имеет свое право на жизнь как самостоятельно, так и вперемешку один с другим.

Использование авто предприятия, ГСМ для которого приобретает само предприятие

На данный момент, это наиболее распространенный способ применения служебного авто. При этом необходимо учитывать такие аспекты:

  • установление нормы расхода топлива (более подробнее об этом мы говорили на семинаре № 844 от 03.04.2020 - https://infocentr.biz.ua/seminary/opredelenie-norm-raskhoda-topliva-dlya-pereoborudovannykh-na-gaz-avto). Причем важно установить хотя бы какую-то норму, иначе все израсходованное топливо можно признавать как сверхнормативное с последствиями, описанными ниже.
  • указание целей использования автомобиля. Это позволит убедить проверяющих в хозяйственной направленности осуществленных поездок на автомобиле и затрат, связанных с ними. Рекомендуем указывать цели поездки в поле «Особливі відмітки», если на предприятии применяется бланк путевого листа легкового автомобиля согласно типовой формы № 3, утвержденной Приказом Госстата Украины от 17.02.1998 № 74. Например:

Фрагмент обратной стороны формы № 3

Однако, ни для кого не секрет, что директор, используя служебное авто, осуществляет поездки не только по хозяйственным целям предприятия, но и для своих личных целей. Когда такое нецелевое использование авто осуществляется исключительно по городу, то фантазии бухгалтера хватит «закрыть» такие поездки «служебными» нуждами. Но если мы говорим о дальних поездках, то здесь есть такие варианты:

- оформлять директору командировку с оформлением полного комплекта документов. Объем подтверждающих документов, для «зачета» реальности командировки зависит от содержания внутреннего положения о командировках, но, по мнению автора, минимальным набором должен быть приказ о командировке и проставление отметок в командировочном удостоверении. В идеале этот перечень лучше дополнить приглашением принимающей стороны, протоколом проведения переговоров, договором о намерениях и т.д.

- платить дополнительные налоги. Километраж по поездке в тысячу и более километров для личных нужд руководителя тяжело раскидать на другие дни, т.к. в них будут и свои поездки. Кроме того, осуществив факт заправки топлива, особенно с применением топливных карт, уже не возможно перенести на другие дни, т.к. на преграде станет лицензирование хранение топлива: согласно позиции налогового органа (см. ЗІР 113.04 – «Чи необхідно придбавати ліцензію на зберігання пального якщо таке пальне зберігається в баку автомобіля, каністрі тощо, та наявність яких ємностей передбачає обов’язковість отримання ліцензії на зберігання пального?») рядовому предприятию не нужно получать лицензию на хранение топлива только если топливо храниться в пределах объема топливного бака транспортного средства. Во всех остальных случаях, в т.ч. когда топливо заливается в канистру и ложится в транспортное средство, как запас для длительной поездки, предприятию необходимо получать лицензию на хранение топлива.

Напомним, что, согласно ч. 2 ст. 17 ЗУ «О государственном регулировании производства и оборота спирта этилового, коньячного и плодового, алкогольных напитков, табачных изделий, жидкостей, используемых в электронных сигаретах, и топлива» № 481/95-ВР от 19.12.1995, за осуществление хранения топлива без наличия соответствующей лицензии на хранение предусмотрена ответственность 500 000 грн.

Соответственно, из двух зол выбирают меньшую. Поэтому при осуществлении директором дальней поездки, которую не возможно связать напрямую с хозяйственной деятельностью, бухгалтеру для минования риска начисления штрафа за отсутствие лицензии по хранению топлива, бухгалтеру придется осуществить доначисление налоговых обязательств:

  • по НДС: пп. «г» пп. 198.5 НКУ составляется сводная налоговая накладная на стоимость потраченного топлива с типом причины «13». В такой сводной налоговой накладной в графе «Покупатель» указывается название своего предприятия, указывается условный ИНН 600000000000, в табличной части заполняется только графы 1, 2, 4, 10, 11. Остальные графы Раздела Б НН заполнению не подлежат. Сводная налоговая накладная составляется не позднее последнего дня отчетного месяца и регистрируется до 20 числа следующего месяца за отчетным (п. 201.10 НКУ).
  • по НДФЛ и ВС: расходование директором топлива предприятия на свои личные нужды является его дополнительным благом, которое согласно п. 164.1.17 НКУ облагается НДФЛ и автоматом ВС. Размер базы налогообложения НДФЛ зависит от того каким образом руководитель заправлялся топливом: если по топливной карте - то с учетом «натурального» коэффициента 1,219512, если денежными средствами - то база будет равняться стоимости израсходованного топлива.

- передавать авто в пользование руководителю как физлицу (см. ниже)

  • недопускать пропуска километража. Попуск километров между двумя соседними номерами путевых листов будет означать не что иное как использование транспорта в личных нуждах. Этот факт также может принести бухгалтеру неприятности (см. ситуацию «использование авто предприятия, ГСМ для которого приобретает сам руководитель»)
  • недопускать перерасхода топлива. Перерасход топлива, по мнению проверяющих, также является дополнительным благом сотрудника, который его допустил, и, соответственно, не использованием такого топлива в хозяйственной деятельности предприятия. Как результат доначисление по вышеописанной процедуре НДФЛ, ВС и НДС при проверке.

Использование авто предприятия, ГСМ для которого приобретает сам руководитель

На первый взгляд кажется, что такая ситуация ничем плохим предприятию не угрожает. Однако, если разобраться повнимательней, то не все так безоблачно. Ст. 4 ЗУ «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» устанавливает принцип «полноты отражения», а также «начисления».

полное освещение - финансовая отчетность должна содержать всю информацию о фактических и потенциальных последствиях хозяйственных операций и событий, способных повлиять на решения, принимаемые на ее основе;

начисления - доходы и расходы отражаются в бухгалтерском учете и финансовой отчетности в момент их возникновения, независимо от даты поступления или уплаты денежных средств

Получение автомобилем предприятия топлива является ничем иным, как бесплатно полученными оборотными активами, которые согласно Инструкции по плану счетов отражаются на доходном счете 718. Исходя из этого, проверяющий может, если плательщик это позволит*, доначислить доход, который у прибыльщиков обложется по ставке 18 %, а единщикам 4 группы увеличит долю несельхозопераций (25 %) в соответствующем расчете.

* В реалии это может произойти только, если плательщик позволит проверяющим при проверке получить доступ до автомобиля руководителя и к его одометру. Это обусловлено тем, что согласно абз. 4 п. 1 разд. II Положения об инвентаризации активов и обязательств от 02.09.2014 № 879, предприятие может допустить в состав инвентаризационной комиссии проверяющих, а может и нет. А узнать реальный пробег автомобиля проверяющий может только в ходе инвентаризации.

Плюс пробег можно достоверно установить только на момент внеплановой проверки, когда окончание проверяемого периода близко к периоду проведения самой проверки. В таком случае выявленные показания одометра можно с большой долей достоверности считать реальными и обоснованными. Если же при плановой проверке проверяемый период оканчивается, например, 1 кварталом 2021 года, а инвентаризацию проводят в момент проведения проверки (сентябрь 2021) года, то такие измерения нельзя считать сравнительными для данных 2 квартала 2021 года (за 6 месяцев многое может измениться).

Пользование авто предприятия (платное или бесплатное) самим руководителем как физлицом с самостоятельной заправкой ГСМ

Самый безопасный для предприятия способ пользования автомобилем – аренда автомобиля. Для этого между физлицом (руководителем) и предприятием должен быть заключен нотариально заверенный договор аренды. Такой способ пользования лишает предприятия проблем со стороны проверяющих, но приводит к дополнительным расходам (нотариальное оформление, увеличенные платежи по налогу на прибыль за счет отсутствия дополнительных затрат у предприятия и др.).

Передача авто в бесплатное пользование (договор ссуды) в теории возможна, но велик риск признания дополнительного блага у его руководителя (если только он не является 100 % участником этого предприятия). Бонусом при этом является тот факт, что договор ссуды автомобиля НЕ требует обязательной нотариальной формы, т.е. его можно оформить задним числом без спеха и суеты, что удобно для бухгалтера.

1000 Осталось символов