Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете

(Приказ Министерства финансов Украины от 24.05.1995 г. N 88, с изменениями от 03.08.2018г.)

1. Общие положения

- Положение устанавливает порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерской и другой отчетности, основанной на данных бухгалтерского учета, предприятиями независимо от форм собственности.

- Хоз.операции отражаются в бухучете методом их сплошного и непрерывного документирования, на основании первичных документов.

- Все первичные документы, учетные регистры, бухгалтерская и другая отчетность должны составляться на украинском языке (другой язык согласно ЗУ "Об основах государственной языковой политики").

2. Первичные документы

Первичные документы - это документы, созданные в письменной или электронной форме, содержащие сведения о хозяйственных операциях, включая распоряжения и разрешения администрации (собственника) на их проведение.

Хозяйственные операции - это факты предпринимательской и другой деятельности, влияющие на состояние имущества, капитала, обязательств и финансовых результатов.

- Основанием для бухучета хоз.операций являются первичные документы.

- Первичные документы в электронном виде, применяются в бухучете с соблюдением требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте.

Обязательные реквизиты первичных документов:

- наименование предприятия, учреждения, от имени которых составлен документ,

- название документа (формы),

- дата составления,

- содержание и объем хозяйственной операции,

- единица измерения хозяйственной операции (в натуральном и / или стоимостном выражении),

- должности и фамилии лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления,

- личная подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции.

Дополнительные реквизиты (в зависимости от характера операции):

- идентификационный код предприятия, учреждения из Государственного реестра,

- номер документа,

- основание для осуществления операций,

- данные о документе, удостоверяющем личность-получателя и т.д.

Несущественные недостатки в документах, содержащих сведения о хозоперации, не является основанием для непризнания хозоперации, при условии, что такие недостатки не препятствуют возможности идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции, и содержат сведения о дате составления документа, название предприятия, от имени которого составлен документ, содержание и объем хозяйственной операции и тому подобное (в редакции от 03.08.2018г.);

- Документ должен быть подписан лично, а подпись может быть скреплена печатью. Электронная подпись налагается в соответствии с законодательством об электронных документах и электронном документообороте. Использование при оформлении первичных документов факсимильного воспроизведения подписи допускается в порядке, установленном законом, другими актами гражданского законодательства.

- Физ. и юр.лица, участвующие в операциях по приему и выдаче денежных средств, ценных бумаг, ТМЦ и других объектов имущества, обеспечиваются предприятием, которое выполняет эти операции, копиями первичных документов о такой операции.

- Если на момент окончания составления учетных регистров бухучета за отчетный период от контрагента в сроки, установленные законодательством, не получено первичного документа, основанием для переноса информации о хоз.операции в учетные регистры является надлежащим образом оформленный внутренний первичный документ (акт), составленный должностным лицом, ответственным за прием-отпуск ТМЦ, работ и услуг (если это предусмотрено правилами документооборота предприятия).

- Первичные документы составляются на бланках типовых и специализированных форм, утвержденных соответствующим органом государственной власти. Также могут использоваться изготовленные самостоятельно бланки, которые должны содержать обязательные реквизиты или реквизиты типовых или специализированных форм.

- В случаях, установленных законодательством, а также органами государственной власти, бланки первичных документов могут быть отнесены к бланкам строгой отчетности (квитанции, билеты, талоны, абонементы и т.п.). Бланки строгой отчетности печатаются по образцам типовых или специализированных форм, утвержденных органом государственной власти, с обязательным печатанием на бланках их номинальной стоимости. Все бланки строгой отчетности подлежат нумерации, способ нанесения которой (нумератором, типографским способом) устанавливают соответствующие органы государственной власти.

- Записи в первичных документах, учетных регистрах должны осуществляться только в темном цвете чернилами, пастой шариковых ручек, с помощью электронных средств обработки информации и другими средствами, которые бы обеспечили сохранность этих записей в течение установленного срока хранения документов и предотвратили внесение несанкционированных и незаметных исправлений.

- Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочеркиванию.

- Руководитель предприятия обеспечивает фиксирование фактов осуществления всех хоз. операций, которые были проведены в первичных документах и выполнение всеми подразделениями, службами и работниками правомерных требований главного бухгалтера (или лица, которое обеспечивает ведение бухучета на предприятии) касательно порядка оформления и представления для учета сведений и документов.

- Руководителем предприятия утверждается перечень лиц, имеющих право давать разрешение (подписывать первичные документы) на осуществление хоз.операции, связанной с отпуском (расходованием) денежных средств и документов, ТМЦ, нематериальных активов и другого имущества.

- Ответственность за несвоевременное составление первичных документов и недостоверность отраженных в них данных несут лица, составившие и подписавшие эти первичные документы.

- Первичные документы подлежат обязательной проверке (в пределах компетенции) работниками, которые ведут бухучет по форме и содержанию, то есть проверяется наличие в документе обязательных реквизитов и соответствие хозяйственной операции действующему законодательству в сфере бухгалтерского учета, логическая увязка отдельных показателей.

- В случае выявления несоответствия первичного документа требованиям законодательства в сфере бухгалтерского учета следующие документы с письменным обоснованием передаются руководителю предприятия. До отдельного письменного решения руководителя такие документы не принимаются к исполнению.

- Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования: при ручной обработке - дату записи в учетный регистр, а при обработке электронными и другими средствами - оттиск штампа оператора, ответственного за их обработку, или отметку, пригодную для ее обработки электронными средствами.

- Все документы, прилагаемые к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы и других подобных выплат, подлежат обязательному погашению штампом или ручной надписью "Получено" или "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).

3. Учетные регистры

Учетные регистры - это носители специального формата (бумажные, электронные) в виде ведомостей, ордеров, книг, журналов и т.д., которые предназначены для хронологического, систематического или комбинированного накопления, группировки и обобщения информации из первичных документов, принятых к учету.

- Информация в учетные регистры переносится после проверки первичных документов по форме и содержанию.

- Предприятия и учреждения, составляющие учетные регистры на электронных носителях, обязаны обеспечить технические средства для их воспроизведения в удобном для чтения виде.

- Ответственность за несвоевременное составление учетных регистров и недостоверность отраженных в них данных несут лица, составившие и подписавшие эти учетные регистры.

- Перенос информации из первичных документов в учетные регистры должно осуществляться по мере ее поступления к месту обработки, однако не позднее срока, обеспечивающего своевременную выплату заработной платы, составление бухгалтерской и другой отчетности, и расчетов.

- Формы учетных регистров, порядок записей в них, обработки и использования необходимой информации определяются соответствующими нормативными документами о порядке их применения.

- Информация о хозяйственных операциях предприятия за отчетный период (месяц, квартал, год) из учетных регистров переносится в сгруппированном виде в бухгалтерскую отчетность, порядок составления которой устанавливается соответствующими нормативно-правовыми актами.

4. Исправление ошибок в первичных документах и учетных регистрах

- В тексте и цифровых данных первичных документов, учетных регистров и отчетности подчистки и необусловленные исправления не допускаются.

- Ошибки в первичных документах, учетных регистрах и отчетности, созданных вручную, исправляются способом "красного сторно", дополнительных бухгалтерских проводок или корректурным способом, согласно которому неправильный текст или цифры зачеркиваются и над зачеркнутым надписывается правильный текст или цифры. Зачеркивания осуществляется одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное.

- Ошибки в учетных регистрах за прошлый отчетный период исправляются способом сторно. Этот способ предусматривает составление бухгалтерской справки, в которую ошибка (сумма, корреспонденция счетов) заносится красными чернилами, пастой шариковых ручек и т.п. или со знаком "минус", а правильная запись (сумма, корреспонденция счетов) заносится чернилами, пастой шариковых ручек и т.п. темного цвета. Внесением этих данных в учетный регистр в месяце, в котором обнаружена ошибка, ликвидируется неправильная запись и отображается правильная сумма и корреспонденция счетов бухгалтерского учета. Справка должна содержать причину ошибки, ссылки на документы и учетные регистры, в которых допущена ошибка, и подписывается работником, который составил справку, и после ее проверки - главным бухгалтером.

- Исправление ошибки должно быть обусловлено надписью "исправлено" и подтверждено подписями лиц, подписавших этот документ, с указанием даты исправления.

-В документах, которыми оформлены кассовые и банковские операции и операции с ценными бумагами, исправления не допускается.

- Исправление ошибок в документах и регистрах, созданных в форме электронного документа, осуществляется в соответствии с законодательством.

5. Организация документооборота

- С целью упорядочения движения и своевременного получения для записей в бухучете первичных документов приказом руководителя предприятия устанавливается график документооборота, в котором указываются дата создания или получения от других предприятий документов, принятия их к учету, передача в обработку и в архив.

- График документооборота на предприятии должен обеспечить оптимальное количество подразделений и исполнителей, через которые проходит каждый первичный документ, определять минимальный срок его нахождения в подразделении, а также способствовать улучшению учетной работы, усилению контрольных функций бухучета, повышению уровня его автоматизации.

- График документооборота оформляется в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

- Работники предприятия создают и подают первичные документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю выдается выписка из графика.

- Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота на предприятии осуществляется главным бухгалтером.

6. Хранение документов

Основные моменты рассмотрены на семинаре № 755 от 15.06.2018 г. по теме «Хранение и списание документов».

1000 Осталось символов