ПРИНЯТИЕ/УВОЛЬНЕНИЕ СОТРУДНИКОВ С 10.06.2021

ПРИНЯТИЕ/УВОЛЬНЕНИЕ СОТРУДНИКОВ С 10.06.2021

С 10.06.2021 вступают в силу изменения в КЗоТ относительно имплементации норм относительно электронной трудовой книжки. Соответственно у многих бухгалтеров есть резонный вопрос: «Как с этого дня правильно взаимодействовать с сотрудниками в плане начала/прекращения трудовых отношений?»

Принятие на работу с 10.06.2021

Согласно обновленной ст. 24 КЗоТ при заключении трудового договора гражданин обязан подать:

- паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;

- трудовую книжку (при наличии) ИЛИ сведения о трудовой деятельности из реестра застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования;

- в случаях, предусмотренных законодательством:

         * документ об образовании (специальности, квалификации);

         * документ о состоянии здоровья;

         * соответствующий военно-учетный документ (для военнообязанных - военный билет или временное удостоверение (вместо военного билета), для призывников - удостоверение о приписке к призывному участку);

         * другие документы (например, справка о присвоении ИНН.)

Как мы видим, при приеме на работу работник может по своему выбору предоставить либо трудовую книжку, либо сведения о трудовой деятельности.

Что это будут за сведения о трудовой деятельности сотрудники Пенсионного фонда Украины и сами не знают. Наиболее оптимальным для подачи документом, который можно получить в электронном виде является Извлечение с реестра застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования. .Для его получения физлицо, зайдя в портал с помощью КЭП, должно сформировать такой запрос: Комунікації з ПФУ →Запит на отримання електронних документів. Далее выводится окно формирования запроса:

 

Далее в разделе «Мої звернення» ждем ответ (обычно он приход мгновенно, для этого в этом меню необходимо нажать кнопку «Оновити». Ответ в таком формате:

 

Далее скачиваем документы ответа: ПДФ файл с Извлечением с реестра застрахованных лиц, и такой же файл, но с наложенным КЭП ПФУ (файл с расширением .pdf.p7s). В этом извлечении будет почти вся информация о лице.

Минусом такого документа является то, что в него стекается информация из объединенного отчета ЕСВ, который с 2021 года подается 1 раз в квартал. Соответственно часть информации о последнем месте работы в таком Извлечении может просто не быть. К тому же такое извлечение не содержит информации на какой должности/работе был трудоустроен такой сотрудник.

В электронном кабинете ПФУ есть раздел «Электронная трудовая книжка», но получить ее электронную версию в виде документа пока не возможно (можно просто распечатать информацию с сайта, что не будет считаться электронным документом), т.к. Минсоцполитики в своем разъяснении (https://www.msp.gov.ua/news/19732.html) четко указало что «информацию о своей трудовой деятельности и страховой стаж граждане смогут получить в виде электронного документа через вебпортал ПФУ». .

ВНИМАНИЕ!!! Если у работника первое место работы и соответственно нет трудовой книжки, то он, согласно обновленной версии ст. 24 КЗоТ, имеет право подать требование работодателю об оформлении трудовой книжки!!!

Также необходимо помнить, что, исходя из обновленной ст. 48 КЗоТ, учет трудовой деятельности работника осуществляется в электронной форме в реестре застрахованных лиц, однако собственник или уполномоченный им орган по требованию работника обязан вносить в трудовую книжку, что сохраняется у работника, записи о приеме на работу, переводе и увольнении, поощрениях и награждениях за успехи в работе.

На первых порах, пока нет детальных разъяснений ПФУ и других контролирующих органов относительно порядка применения «электронных трудовых книжек» и того какой электронный документ из предоставляемых ПФУ будет соответствовать требованиям КЗоТ, рекомендуем в обязательном порядке делать вид что работник «изъявил желание» вести его трудовую книжку, т.е. при приеме на работу получать от сотрудника старый привычный всем набор документов, включающий его трудовую книжку!!!

Исходя из вышеизложенной рекомендации, возникает логичный вопрос: «А нужно ли ставить себе на учет такие трудовые книжки и хранить их у себя, по вновь принятым сотрудникам?».

- самым простым ответом на этот вопрос будут рекомендации ФЛП: они и сейчас, согласно пю 2.211 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников от 29.07.1993 № 58, не хранят у себя трудовые книжки – они находятся непосредственно у сотрудников. В этом случае для ФЛП ничего не меняется;

- с юридическими лицами все сложнее:

         * с одной стороны, КМУ не внес изменения в Инструкцию № 58, согласно которой трудовые книжки юрлица по-прежнему должны хранить у себя трудовые книжки с ведением соответствующей книги;

         * с другой стороны, «дух» внесенных изменений, а также новые обязанности работодателя при увольнении сотрудника (см. ниже), говорят о том, что вновьпринятые сотрудники юрлиц должны хранить трудовые книжки у себя. Такое же мнение у Минсоцполитики (https://www.msp.gov.ua/news/19732.html): «По желанию работника работодатель будет обязан продолжать учет трудовой деятельности в бумажной форме, однако в таком случае бумажная трудовая книжка хранится у работника».

Что касается трудовых книжек сотрудников, которые приняты на работу до 10.06.2021, то, согласно переходных положений Закона № 1217-IX от 05.02.2021, они продолжают храниться у работодателя до момента передачи информации о трудовой деятельности в Единый реестр застрахованных лиц.

По закону есть 5 лет для передачи сведений о трудовой деятельности (в виде сканкопий трудовых книжек или их оцифрованных копий) в портал ПФУ. После передачи всех сведений в портал ПФУ ,работодатель может выдать имеющиеся трудовые книжки по подпись на руки сотрудникам (логично такую подпись ставить в Журнале учета трудовых книжек). Передавать такую информацию может непосредственно как физлицо лично, так и работодатель. Однако исходя из того, что обязанность выдачи трудовых книжек на руки работодателя связана с наличием поданной информации о трудовой деятельности в ПФУ, то подавать такую информацию будет скорее всего работодатель (или контролировать достоверность поданных физлицом данных).

Не стоит спешить сейчас подавать сканкопии трудовых книжек не стоит, т.к. ПФУ должен установить порядок и сроки подачи ведомостей о трудовой деятельности!!!

Исходя из того, что трудовую книжку новые сотрудники могут не предоставлять работодателю, то постает логичный вопрос – как работодателю определить является ли для сотрудника работа в его организации основной (это влияет на формулировку самого приказа, на порядок предоставление отпусков, больничных, дотяжка ЕСВ)? КЗоТ об этом молчит, но с 10.06.2021 ЗУ «Об общеобязательном государственном пенсионном страховании» № 1058-IV от 09.07.2003 в п. 31 ч. 2 ст. 16 устанавливает обязательство застрахованного лица (работника) «сообщать страхователю, у которого лицо работает по основному месту работы, об определении лицом такого места работы как основного согласно поданному им заявлению (до его отзыва)». Соответственно логично такое сообщение работник должен делать:

- при принятии на работу - в составе общего заявления о приеме на работу (см. образец);

  • при переходе с основной работы на совместительство (и наоборот) – в составе заявления о соответствующем переходе (увольнении с одного типа работы и прием на другой).

ОБРАЗЕЦ

Директору ТОВ «Ромашка»

Квітці Р.О.

Середи Івана Сергійовича

м. Мелітополь, вул. П. Дзяковича, б. 50

ІПН 1020304050

Заява

Прошу Вас прийняти мене електрогазозварником за основним місцем роботи (або за сумісництвом) з окладом згідно штатного розкладу з 11.06.2021.

Додатки:

- Копія паспорту

- Копія довідки про присвоєння ІПН

- Копія диплома про середньоспеціальну освіту за спеціальністю «електрогазозварник»

10.06.2021                                                                                           Середа

По мнению автора, писать заявления подобного формата необходимо не зависимо от того, предоставлял ли сотрудник трудовую книжку при приеме на работе или нет. Данный тезис обусловлен тем, что с 10.06.2021 предоставление работником трудовой книжки не означает, что последний не работает еще где-то по основному месту.

Необходимо отметить, что в п. 4 ч. 2 ст. 6 ЗУ «О ЕСВ» с 10.06.2021 появилась норма, которая обязывает работодателя подавать отчетность об основном месте работы сотрудника. Пока не известно ограничимся ли мы информацией, подаваемой в объединенном отчете или бухгалтерам придумают еще какой-то отчет?!

Увольнение с работы с 10.06.2021

Особенности увольнения сотрудников с 10.06.2021 зависят от того, когда принят сотрудник, который увольняется с работы.

- Увольнение сотрудников, принятых после 10.06.2021.

Здесь необходимо пользоваться общими нормами КЗоТ (ст. 47), действующими с 10.06.2021:

  •      необходимо выдать копию приказа об увольнении (ранее копия приказа также выдавалась, но в большинстве случаев, по требованию работника);
  •      выдать расчетные
  •      в случае просьбы работника, внести запись об увольнении в трудовую книжку.

- Увольнение сотрудников, принятых до 10.06.2021.

Здесь нужно руководствоваться общими нормами КЗоТ (ст. 47) и переходными положениями Закона № 1217-IX от 05.02.2021:

  •      при увольнении сотрудника, данные по трудовой деятельности которого не переданы в ПФУ и соответственно трудовая книжка которого находится у работодателя:

* необходимо выдать копию приказа об увольнении;

* необходимо выдать надлежащим образом заполненную трудовую книжку (под подпись в Книге учета трудовых книжек);

* выдать расчетные.

Интересным является факт, что переходными положениями Закона № 1217-IX от 05.02.2021 не урегулирован вопрос ответственности работодателя в случае не выдачи  в таком случае заполненной трудовой книжки, т.к. с 10.06.2021 согласно ст. 235 КЗоТ средний заработок за время вынужденного прогула работодатель выплачивает при задержке выдачи копии приказа об увольнении, а не трудовой книжки!!!

  •      при увольнении сотрудника, данные по трудовой деятельности которого переданы в ПФУ и соответственно трудовая книжка выдана работнику на руки:

 * необходимо выдать копию приказа об увольнении;

* выдать расчетные;

* в случае просьбы работника, внести запись об увольнении в трудовую книжку.

1000 Осталось символов