ПРИЗНАНИЕ КРЕДИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ ПО ПОДОТЧЕТУ БЕЗНАДЕЖНОЙ – МИФ ИЛИ РЕАЛЬНОСТЬ?

ПРИЗНАНИЕ КРЕДИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ ПО ПОДОТЧЕТУ БЕЗНАДЕЖНОЙ – МИФ ИЛИ РЕАЛЬНОСТЬ?

Присутствуют в практике бухгалтера случаи, когда последний приходит на предприятие и видит суммы кредиторской задолженности по подотчету (К-т сч. 372), которые являются переходящими из года в год. При более детальном анализе даты возникновения этой задолженности выявляется, что этой задолженности уже более 3-х «лет». Соответственно сразу возникает вопрос – а обязан ли бухгалтер списать такую задолженность и признать от нее доход предприятия?

При поверхностном изучении этой проблемы стимулом для списания такой задолженности будут:

- Норма Инструкции о применении Плана счетов бухгалтерского учета активов, капитала, обязательств и хозяйственных операций предприятий и организаций от 30.11.1999 № 291, которая гласит, что на субсчете 717 "Доход от списания кредиторской задолженности" обобщается информация о доходах от списания кредиторской задолженности, возникшей в ходе операционного цикла, по окончании срока исковой давности;

- пп. «а» пп. 14.1.11 НКУ, по которому к безнадежной задолженности относится задолженность, по которой прошел срок исковой давности;

- пп. 14.1.257 НКУ, по которому к безвозвратной финансовой помощи относится сумма задолженности одного налогоплательщика перед другим налогоплательщиком, не взысканная по истечении срока исковой давности.

Как мы знаем, общим сроком давности установленным ст. 257 ГКУ является 3 года, а для трудовых отношений - в течение 3-х месяцев со дня когда работник узнал или должен был узнать о своем нарушенном праве. По истечению этого срока задолженность действительно становится безнадежной и подлежит списанию с отнесением на субсчет 717 и признанием доходов.

Однако в случае с подотчетом огромное значение будет иметь значение с какой даты необходимо отсчитывать такой срок давности:

  • подход 1 «фискальный» - проверяющие часто связывают срок давности по подотчету с датой самого авансового отчета по аналогии с договором купли-продажи, если в нем не установлен срок расчета*

* Согласно ч. 1 ст. 692 ГКУ покупатель обязан оплатить товар после его принятия или принятия товарораспорядительных документов на него, если договором или актами гражданского законодательства не установлен иной срок оплаты товара.

  • подход 2 «обоснованный» - срок давности начинает исчисляться, начиная с 8 дня после предъявления требования об оплате**

** Исходя из ч. 2 ст. 530 ГКУ если срок (период) выполнения должником обязательства не установлен или определен моментом предъявления требования, кредитор имеет право требовать его выполнения в любое время. Должник должен выполнить такое обязательство в семидневный срок со дня предъявления требования, если обязанность немедленного исполнения не вытекает из договора или актов гражданского законодательства.

  • подход 3 «трудовой» - после даты расчета, установленной трудовым или «околотрудовым» законодательством, если рассматривать взаимоотношения по подотчету как трудовые***

*** Ни трудовым, ни бухгалтерским законодательством не установлен срок расчета с подотчетным лицом, если он осуществлял покупку товара за свои средства. Единственным сроком, который установлен трудовым законодательством для расчета с работником – при увольнении (ст. 116 КЗоТ): «При увольнении работника выплата всех сумм, причитающихся ему от предприятия, учреждения, организации, производится в день увольнения».

В данном подходе говорить что датой начала срока для расчета является дата подачи авансового отчета не совсем правомерно, т.к. сам авансовый отчет не устанавливает даты расчета с сотрудником, а является документом, который утверждает понесенные работником затраты и определяет их связь с хозяйственной деятельностью.

По мнению автора, применять «трудовой» подход к подотчетным операциям вместе с «трудовым» сроком давности не правомерно, т.к. все нормативные акты, каким-то образом регулирующие подотчетные операции, связывают их не с трудовым, а с гражданским законодательством:

  • пп. 170.9.2 НКУ устанавливает, что авансовый отчет об использовании средств, выданных для командировки или в под отчет подается до окончания пятого банковского дня после окончания командировки или завершения выполнения отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет лица, выдавшего средства под отчет;
  • п. 3 Порядка составления Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет от 28.09.2015 № 841 вводит в бухгалтерский учет норму аналогичную НКУ: «Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, подается до окончания пятого банковского дня, следующего за днем, в котором плательщик налога завершает такую командировку или завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет налогового агента налогоплательщика, предоставившего средства под отчет».

Для того, чтобы определиться какой подход следует применять на практике - первый или второй - необходимо разобраться с юридической природой осуществления операции по приобретению товара сотрудником за свои средства:

  • если перед покупкой ТМЦ руководством был издан приказ (распоряжение) на их приобретение сотрудником, то согласно ст. 207 ГКУ можно считать, что формально между сотрудником и предприятием заключен письменный договор поручения. В таком случае на взаимоотношения между сотрудником и предприятием распространяются нормы главы 68 ГКУ «Поручение». Согласно им:

- сотрудник действует от имени предприятия (работодателя);

- работодатель обязан обеспечить необходимыми средствами для выполнения поручения и возместить затраты, связанные с исполнением такого поручения. Причем гл. 68 ГКУ не установлен срок компенсации потраченных средств;

- после выполнения поручения работник должен предоставить отчет и первичные документы по приобретению.

Как мы видим, в таком случае, мы никак не можем сказать, что между работодателем и работником есть какой-то намек на договор купли-продажи и, соответственно, оснований для отсчета срока давности после даты подачи авансового отчета НЕТ.

В данном случае, исчисление срока давности (3 года) начнет с 8 дня после подачи требования (письменного) об компенсации предприятием понесенных работником расходов. Такой вывод подкреплен позицией Минсоцполитики в письме от 10.08.2009 № 193/06/186-09:

«Срок компенсации предприятием подотчетному работнику расходов, понесенных сверх выданной ему под отчет наличности, действующим законодательством не установлен.

Для определения момента начала течения срока обращения в суд работник должен обратиться к работодателю с требованием относительно возврата ему понесенных расходов».

Хотя данное письмо является уже довольно старым, но оно актуально и сегодня, т.к. в действующем законодательстве относительно исследуемой ситуации ничего не изменилось!!!

  • если перед покупкой ТМЦ никакого приказа (распоряжения) не выдавалось, денежных средств на осуществление закупки соответственно тоже, то говорить о возникновении договора поручения на приобретение средств нельзя. Данная ситуация регламентирована действующим законодательством – согласно ст. 1158 ГКУ, если имущественным интересам другого лица угрожает опасность наступления невыгодных для нее имущественных последствий, лицо имеет право без поручения совершить действия, направленные на их предупреждение, устранение или уменьшение. Перефразируя, можно сказать, что работник имеет право купить без поручения работодателя ТМЦ, если их срочная непокупка грозит потерями для предприятия (простой, уменьшение реализации и т.д.).

В таком случае ГКУ устанавливает, что лицо, совершившее действия в имущественных интересах другого лица без его поручения, обязано при первой возможности сообщить ей о своих действиях. Если эти действия будут одобрены другим лицом, в дальнейшем к отношениям сторон применяются положения о соответствующем договоре (в нашем случае – поручение). После этого работник имеет право на получение компенсации понесенных затрат, опять же после письменного требования. И только если в течение 7 дней работодатель не рассчитается, то с 8 дня начнет исчисляться срок давности (3 года).

Однако в такой очень распространенной в бухгалтерии ситуации есть подводный камень, который предусмотрен ч. 2 ст. 1160 ГКУ:

«Если лицо, совершившее действия в имущественных интересах другого лица без его поручения, при первой возможности не сообщило такому лицу о своих действиях, оно НЕ имеет права требовать возмещения произведенных расходов». Что необходимо подразумевать о первой возможности, если работник каждый день находится на рабочем месте? Может на следующий день после покупки, можно допустить, по аналогии с командировкой, в пределах 5 дней после покупки, но никак не месяц, два, три или год.

Поэтому, когда лицо подает авансовый отчет по приобретениям без поручения с датой первичного документа значительно отличающегося с датой авансового отчета, то можно смело говорить, что у предприятия возникли не затраты в связи с необходимостью компенсации потраченных средств (если покупались товары, то затраты возникнут в момент списания со склада), а доходы!!! И если «начитанный» проверяющий увидит такую ситуацию в ходе проверки, то, по мнению автора, на сумму такого подотчета предприятию могут доначислить обязательство по налогу на прибыль и НДФЛ с ВЗ на сумму полученной работником компенсации!!!

ВЫВОД: Прежде чем списывать кредиторскую задолженность по подотчету необходимо проверить действительно ли работник письменно обращался с требованием произвести с ним расчет и прошло ли после этого достаточно времени для возможности признания ее безнадежной. Также следует обращать внимание на то, был ли издан приказ (распоряжение) о приобретении ТМЦ и срок, прошедший между датой первичного документа и датой авансового отчета!!!

1000 Осталось символов