СУММИРОВАННЫЙ УЧЕТ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ: ОСОБЕННОСТИ ПРИМЕНЕНИЯ

СУММИРОВАННЫЙ УЧЕТ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ: ОСОБЕННОСТИ ПРИМЕНЕНИЯ

 

  • Общие моменты установления

Перед установлением для отдельных сотрудников суммированного учета рабочего времени необходимо разработать соответствующее внутреннее положение, если нет коллективного договора, в котором закрепить:

- как будет рассчитываться норма рабочего времени за учетный период. П. 12 Методических рекомендаций по применению суммированного учета рабочего времени от 19.04.2006 № 138 устанавливает возможность рассчитать норму рабочего времени за период исходя или из шестидневки, или из пятидневки (без привязки к основному графику работы самого предприятия). При этом для водителей суммированный учет рабочего времени необходимо только из расчета пятидневки (п. 6.5 Положения о рабочем времени и времени отдыха водителей колесных транспортных средств от 07.06.2010 № 340). Глобально на норму рабочего времени применение шестидневки или пятидневки не влияет, т.к. обе нормы сводятся к нормативу 40 часовой рабочей недели, но небольшие отличия все же будут. В реальности применение влияет на методологию вычисления расчетной нормы рабочего времени и на сокращение работы (смены) в ночное время.

Суть расчетной нормы рабочего времени состоит в том, что в ней норма продолжительности рабочего времени корректируется на дни, которые по графику работы приходятся на время, в течение которого работник в соответствии с законодательством был освобожден от выполнения трудовых обязанностей в связи с отпуском, выполнением государственных или общественных обязанностей, временной нетрудоспособностью. Расчетную норму рабочего времени используют как величину, необходимую для вычисления отработанных сверхурочных часов или неотработанных часов нормы рабочего времени (письмо Минсоцполитики от 02.07.2018 № 1139/0/101-18/28);

- учетный период. Это может быть декада (практически не применяется), месяц, квартал, полугодие, год. Чем больше будет установлен период, тем меньше переработки придется платить работодателю, т.к. «пеработки» одного месяца по графику будут компенсированы «недоработками» по графику в другом месяце. В результате отклонения от совокупной нормы рабочего времени за период будут незначительны или сведены к нулю. Согласно п. 6 Методрекомендаций № 138 ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени, установленная графиком, может колебаться в течение учетного периода, но общая сумма часов работы за учетный период должна равняться норме рабочего времени в учетном периоде;

- длительность смены (работы), время отдыха и приема пищи. Причем в положении должно быть указано не только длительность смены в часах, но и его временной интервал (например, с 8.00 до 20.00). По умолчанию, Методрекомендациями № 138 прописано продолжительность рабочей смены (дня) до 12 часов. Также в своем письме от 29.08.2012 № 317/13/116-12 Минсоцполитики заметило, что законодательством не установлено право устанавливать длительность смены в свыше 12 часов (24 часа), и установление графика даже с 12 часовыми сменами приводит к значительному напряжению организма, быстрой утомляемости из-за чего не рекомендуется устанавливать смены длительностью 12 и более рабочих часов. Вместе с тем, конкретная длительность рабочей смены и отдыха устанавливаются работодателем в правилах внутреннего трудового распорядка или в коллективном договоре. Т.е. формального запрета на установку длительности смены в 12 или 24 часа нет, однако такая длительность для конкретных категорий работников должна быть отражена прежде всего в правилах внутреннего трудового распорядка и соответственно в положении о суммированном учете рабочего времени. Также нужно учитывать, что, согласно п. 2.3 Положения № 340, предельная длительность смены (работы) водителя составляет 10 часов (если работа водителя связана с длительными простоями, то смена может длиться 12 часов, при этом время непосредственного вождения не может превышать 9 часов).

В п. 14 Методрекомендаций № 138 установлено, в ночное время длительность работы сокращается на 1 час, кроме беспрерывных работ при шестидневной рабочей неделе. Почему сделан акцент именно на шестидневной рабочей недели, при этом обошли стороной пятидневную рабочую неделю, не понятно, т.к. график работы в обоих случаях будет строиться одинаково. Т.е. для того, чтобы не сокращать у охранника ночью время работы на 1 час необходимо в положении установить расчет исходя из шестидневной рабочей недели или пользуясь духом абз. 2 ст. 54 КЗоТ говорить, что беспрерывная работа охранника - это неотъемлемое требование производственного (хозяйственного) процесса, поэтому длительность ночной работы сравнивается с длительностью дневной работы.

Кроме длительности самой смены (работы) необходимо установить четкий интервал отдыха. Здесь есть определенные правила:

  • продолжительность перерыва в работе между сменами должна быть не меньше двойной продолжительности времени работы в предыдущей смене (включая перерыв на обед). Назначение работника на работу в течение двух смен подряд запрещается (ст. 59 КЗоТ);
  • продолжительность еженедельного непрерывного отдыха должна быть не менее 42 часов (ст. 70 КЗоТ)
  • В месячном и других больших учетных периодах количество выходных дней по графикам работы (сменности) не должна быть меньше, чем количество полных недель этого учетного периода.
  • Для водителей длительность процесса вождения в неделю не может превышать 48 часов, при этом каждые 4 часа своей работы водитель должен сделать перерыв 45 минут (это время не входит в продолжительность смены). Междусменный отдых водителя должен составлять 10 часов, при этом допускается в отдельных периодах уменьшать время отдыха до 8 часов. Длительность ежеднедельного отдыха водителя должна быть не менее 45 последовательных часов.

Классическими примерами, которые отражают период работы и отдыха, не противоречащим все требованиям для сторожей (охранников) и продавцов: «день, ночь (работа) - 48 (часов отдыха)», «сутки (работы) - двое (отдыха)».

Также в положении необходимо закрепить время сотрудников для приема пищи (не больше 2 часов), которое не входит в рабочее время. Если мы говорим про работу охранников (сторожей), которые работают не в паре, и/или с длительностью смены 24 часа, то в положении необходимо закрепить возможность приема ими пищи в любое удобное для них время в пределах рабочего времени.

- срок для формирования графика выхода на работу (сменности)* и ознакомления с ним соответствующих сотрудников. Графики сменности определяют: конкретное начало и окончание работы в каждой смене; продолжительность смены; время предоставления и продолжительность перерыва для питания и отдыха в каждой смене; предоставление выходных дней (выходные дни по графику сменности могут не совпадать установленными выходными по КЗоТ). По мнению Гоструда (http://rv.dsp.gov.ua/2020/02/10/zapytujte-vidpovidaiemo-42/), графики сменности доводятся до сведения работников, как правило, не позднее чем за 1 месяц до введения их в действие. Для водителей, согласно п. 2.5 Положения № 340, график работы (сменности) доводится не позднее чем за 2 недели до начала учетного периода.

* Согласно письма Минсоцполитики от 29.04.2016  № 493/13/84-16 графики сменности предусматривают прямой порядок чередования работников по сменам (после первой смены работник переходит во вторую, а затем - в третью) или в обратном порядке. Т.е. сменная работа применяется в производственных предприятиях, когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы, а также с целью более эффективного использования оборудования, увеличения объемов выпускаемой продукции, или услуг. Если же мы говорим о работе сторожей (охранников), продавцов, то здесь правильней говорить не о графике сменности, а о графике выхода на работу.

- оплата труда при суммированном учете рабочего времени. Заработная плата рассчитывается ежемесячно исходя из установленного оклада сотрудника или утвержденной почасовой ставки в зависимости от системы оплаты труда. При этом, если сотрудник предприятия является «окладчиком», то для получения заведомой установленной месячной заработной платы, ему необходимо только отработать время (дни), установленное по графику, даже если количество часов по графику меньше установленной нормы рабочего времени для этого месяца (письмо Минсоцполитики от 21.02.2017 г. № 242/0/102-17/282, см. пример 1). Также ежемесячно, не зависимо от установленного учетного периода, проводится оплата:

  • ночных часов работы, исходя из ст. 54 КЗоТ в размере не ниже 20 % оклада или тарифной ставки (см. пример 3). При этом нужно помнить, что привлечение инвалидов в ночное время допускается с их согласия (ст. 172 КЗоТ), а беременным женщинам и женщинам, имеющих детей в возрасте до трех, ночные работы запрещены (ст. 176 КЗоТ);
  • работы в праздничные и не рабочие дни, указанные в ст. 73 КЗоТ. Несмотря на то, что работа в такие дни предусмотрена графиком и включаются в норму рабочего времени в учетном периоде, но оплата работы в праздничные дни согласно ст. 107 КЗоТ оплачиваются в любом случае в двойном размере:

1) сдельщикам - по двойным сдельным расценкам;

2) работникам, труд которых оплачивается по часовым или дневным ставкам, - в размере двойной часовой или дневной ставки;

3) работникам, получающим месячный оклад, - в размере одинарной часовой или дневной ставки сверх оклада, если работа в праздничный и нерабочий день производилась в пределах месячной нормы рабочего времени, и в размере двойной часовой или дневной ставки сверх оклада, если работа производилась сверх месячную норму (см. пример 4).

В качестве бонуса за работу вне установленного графика в праздничный день работник может попросить другой день отдыха, который не будет оплачен.

  • работы в выходные дни, в которых работник не работает по графику выхода на работу (сменности). Работа в такие дни должна осуществляться по согласованию сторон, путем издания приказа, в котором будет указан способ компенсации такой работы (http://ks.dsp.gov.ua/2019/06/27/zaluchannya-pratsivnikiv-do-roboti-v-svyatkovi-i-nerobochi-dni-narahuvannya-zarobitnoyi-plati-za-robotu-u-svyatkovi-i-nerobochi-dni-ta-v-nadurochnij-chas/):
  • предоставление другого дня отдыха (указывается конкретная дата в приказе), но при этом этот день все равно оплачивается (в одинарном размере)
  • оплата в двойном размере, по аналогии с оплатой в праздничные и нерабочие дни.

И только сверхурочные работы будут оплачиваться по окончанию учетного периода (см. пример 5). В отличие от оплаты в выходные дни, компенсация сверхурочных работ путем предоставления отгула не допускается. Необходимо также отметить, что согласно ст. 65 КЗоТ сверхурочные работы не должны превышать для каждого работника четырех часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год. Инвалиды, женщины, имеющие детей в возрасте от трех до четырнадцати лет или детей-инвалидов, могут привлекаться к сверхурочной работе только с их согласия (ст. 172, 177 КЗоТ), а беременным женщинам и женщинам, имеющих детей в возрасте до трех, сверхурочные работы запрещены (ст. 176 КЗоТ). Такие сверхурочные часы оплачиваются:

* в двойном размере часовой ставки - для почасовиков;

* путем доплаты в двойном размере за отработанные часы сверх нормы рабочего времени в учетном периоде – для окладчиков

Внедрение суммированного учета рабочего времени для отдельных категорий сотрудников должно быть с соблюдением сроков по ч. 3 ст. 32 КЗоТ (за 2 месяца). При этом такое введение необходимо согласовать с профсоюзом (профсоюзным представителем), а в случае его отсутствия с представителем трудового коллектива. При этом таких сотрудников необходимо ознакомить не только с приказом о внедрении суммированного учета рабочего времени, но и, по аналогии с требованиями о приеме на работу (ст. 29 КЗоТ), с разработанным положением, а также с графиком работы сотрудников на ближайший учетный период.

  • Табелирование суммированного учета рабочего времени

Для кодирования суммированного учета рабочего времени понадобятся такие обозначения:

Р (01) – часы, предусмотренные колдоговором – отражаем часы работы по графику

РН (04) – ночные часы работы – это время с 22.00 до 6.00 следующего дня

НУ (05) – сверхурочные часы – можем отразить только в конце учетного периода, т.е. эти часы могут отражать только относительно сотрудников, у которых установлен месячный учетный период

РВ (06) – часы работы в выходные и праздничные дни – отражаем рабочие часы вне графика работы (сменности)

  • Расчет заработной платы, если в текущем месяце отработаны все дни по графику работы (сменности), но не выполнена месячная норма рабочего времени

Пример 1. Сотруднику установлен суммированный учет рабочего времени с учетным периодом «квартал», оплата сотрудника в январе 2021 года осуществлялась:

а) по окладной системе, с установленным окладом 6500 грн.

б) по почасовой системе, с установленной часовой ставкой 39,11 грн.

В январе 2021 года сотрудник отработал все предусмотренные по графику выхода на работу дни (часы) – 13 (143). Определить размер заработной платы сотрудника за текущий месяц.

а) оплата труда «окладчика»: т.к. работник полностью отработал установленные в графике часы, то в январе 2021 года сотруднику, несмотря на то, что он недоработал 8 часов (143-151) до нормы рабочего времени в январе, необходимо начислить заработную плату в сумме 6500 грн.

б) оплата труда «почасовика»: 143 * 39,11 = 5592,73 грн. < 6000 грн. Возникает вопрос о доплате до минималки. Однако т.к. размер почасовой заработной платы больше чем почасовой размер минимальной зарплаты (39.11 > 36,11) и работник отработал все часы по графику, то доплату до минималки 407,27 грн (6000 – 5592,73) проводить НЕ нужно*.

* Письмо Минсоцполитики от 20.03.2017 № 766/0 / 101-17 / 28:

«в случае, когда работники, которым установлены часовые тарифные ставки, выполнили месячную норму труда и размер начисленной заработной платы ниже месячной минимальной заработной платы, то доплата до размера минимальной месячной заработной платы им не производится, поскольку гарантией в оплате труда для этих работников является минимальная заработная плата в почасовом размере».

  • Расчет оплаты труда окладчика при наличии у сотрудника не отработанных часов по уважительной причине

Пример 2. Сотруднику установлен суммированный учет рабочего времени из расчета «пятидневки» с учетным периодом «квартал», оклад составляет 6500 грн. С 04.01.2021 по 17.01.2021 сотрудник находился в очередном отпуске, отпускные за этот период составили 2645 грн. По графику работник должен был отработать 13 дней, а с учетом отпуска отработал всего 5 дней. Определить заработную плату сотрудника за январь 2021.

Определяем размер зарплаты за фактически отработанное время: 6500 : 13 (по графику) * 5 = 2500 грн

Размер дохода за январь 2021 с учетом отпускных: 2500 + 2645,00 = 5145,00 грн.

Вопрос: нужно ли что-то доплачивать до минималки?

Письмо Минсоцполитики от 02.07.2018  № 1139/0/101-18/28:

«При начислении заработной платы должны придерживаться требования законодательства относительно размера минимальной заработной платы. При этом при определении часовой ставки для оплаты отработанного времени необходимо месячный оклад работника разделить на месячную норму продолжительности рабочего времени на соответствующий месяц, утвержденную правилами внутреннего трудового распорядка для данного подразделения (работника)».

Ст. 3 ЗУ «Об оплате труда»:

«В случае заключения трудового договора о работе на условиях неполного рабочего времени, а также при невыполнении работником в полном объеме месячной (часовой) нормы труда минимальная заработная плата выплачивается пропорционально выполненной нормы труда».

В данном случае наш расчет за фактически отработанные дни оплата больше, чем из расчета минималки (6000 : 13 * 5 = 2307,69 грн), соответственно никаких доплат до минимальной зарплаты проводить НЕ нужно.

  • Расчет доплаты за ночные часы

Пример 3. Сотрудник в январе 2021 года отработал все 11 дней (143 часа) по графику работы, в т.ч. 50 ночных часов. Положением об оплате труда предусмотрена доплаты за работу ночью 20 %. Оклад сотрудника составляет 6500 грн. Определить сумму заработной платы за январь 2021 год.

- определяем размер почасовой ставки для оплаты ночных: 6500 : 143 = 45,45 грн.

- определяем сумму доплаты за ночные: 45,45 * 0,2 * 50 = 454,50 грн.

- определяем размер заработной платы за январь 2021: 6500 + 454,50 = 6954,50 грн

  • Расчет доплаты за работу в праздничный день и выходной день

Пример 4. Сотруднику установлен суммированный учет рабочего времени из расчета «пятидневки» с учетным периодом «квартал», оклад составляет 6500 грн. С 18.01.2021 по 31.01.2021 сотрудник находился в очередном отпуске, отпускные за этот период составили 3085 грн. По графику работник должен был отработать 13 дней (143 часа) с учетом отпуска отработал всего 8 дней (88 часов) по своему графику, в т.ч. 7 января 1 смену (11 часов), кроме того, 17 января вне графика он подменил другого сотрудника в течение 1 смены (11 часов). Определить заработную плату сотрудника за январь 2021.

- определяем размер дневной тарифной ставки: 6500 : 13 = 500 грн

- определяем сумму доплаты за переработку:

       * в пределах нормы рабочего времени (графика): 1 * 500 = 500,00

       * вне установленного графика: 2 * 500,00 = 1000,00

- определяем размер оплаты за отработанные дни по графику: 8 * 500 = 4000,00

- определяем итоговую сумму оплаты за январь 2021: 4000 + 3085 + 500 + 1000 = 8585,00 грн.

Если бы работник в праздничные и выходные дни отработал не всю смену, а определенное количество часов, то сумму доплаты необходимо было считать из расчета не дневной тарифной ставки, а часовой (6500 : 143 = 45,45)!!!

  • Закрытие учетного периода с оплатой сверхурочного труда

Пример 5. Сотруднику установлен суммированный учет рабочего времени из расчета «пятидневки» с учетным периодом «год», оклад сотрудника в декабре 2020 года составил 6000 грн. Работник в течение года по графику работы трудился в такие праздничные дни: 01.05.2020, 24.08.2020, 25.12.2020. Кроме того вне установленного графика, работник заменял отсутствующих сотрудников в 5 сменах (55 часов). С 06.07.2020 по 29.07.2020 сотрудник находился в очередном отпуске. Всего фактически за 2020 год сотрудником было отработано 1960 часов.

В отличии от всех вышеперечисленных ситуациях сверхурочная работа определяется в часах (письмо Минсоцполитики от 05.07.2012  № 229/13/116-12), поэтому в решении данного вопроса будет осуществляться в учете часов работы.

- определяем сумму часов из расчета «пятидневки» за время отпуска: 18 р.д. * 8 = 144 часа

- определяем скорректированную норму рабочего времени за 2020 год: 2002 (норма на 2020 год) – 144 = 1876 часов

- рассчитаем количество сверхурочных часов: 1960 (фактически отработано) – 1876 (скорректированная норма) = 84 часа

- рассчитаем сумму часов, подлежащих компенсации в двойном размере: 84 часа – 55 часов (замена в двойном размере уже была оплачена) = 29 часов.

Заметим, что мы из 29 часов не исключаем часы работы в 3-х праздничных днях, т.к. работа в праздничные дни по графику включаются в норму рабочего времени и оплате в 2-м размере сверх оклада не подлежали!!!

- рассчитаем оплату одного сверхурочного часа (Ссч):

Ссч = Опм : Чср

Опм – оклад за последний месяц периода, грн

Чср – среднемесячное количество часов за период, час

Чср = Нрв  : Кмес

Нрв – норма рабочего времени за учетный период, час

Кмес – количество месяцев в учетном периоде

Чср = 2002 : 12 = 166,83, Ссч = 6000 : 166,83 = 35,96 грн.

- рассчитаем сумму компенсации за сверхурочное время: 35,96 * 29*2 = 2085,68 грн.

Пример 6. Сотруднику установлен суммированный учет рабочего времени из расчета «пятидневки» с учетным периодом «месяц», оклад сотрудника в декабре 2020 года составил 6000 грн. В декабре фактически по графику отработал 18 смен (198 часов), а также 25 декабря вне графика отработал одну смену (11 часов) за другого сотрудника. Всего фактически за декабрь отработано 209 часов. Необходимо рассчитать компенсацию за сверхурочное время.

- - рассчитаем количество сверхурочных часов: 209 (фактически отработано) – 174 (норма рабочего времени за декабрь при «пятиднеки») = 35 часов

- рассчитаем сумму часов, подлежащих компенсации в двойном размере: 35 часов – 11 часов (замена в двойном размере оплачивается отдельно) = 24 часа.

- рассчитаем оплату одного сверхурочного часа (Ссч):

Ссч = Ом : Нрв

Опм – оклад за отчетный месяц, грн

Нрв – норма рабочего времени за отчетный месяц, час

Ссч = 6000 : 174 = 34,48 грн

- рассчитаем сумму компенсации за сверхурочное время: 34,48 * 24 * 2 = 1655,04 грн.

Что делать, если при закрытии периода фактически отработанное количество часов оказалось меньше нормы? Для тех сотрудников, у которых окладная система оплаты трудане страшно, т.к. установленный в графике режим работы является нормой для сотрудника, а зарплату он все равно получит в размере оклада. А если у сотрудников установлена почасовая или сдельная система оплаты труда, то недобор по часам до нормы – простой по вине работодателя с оплатой, согласно ст. 113 КЗоТ в размере 2/3 от установленной сотруднику часовой тарифной ставки (расценки)

  • Индексация заработной платы при суммированном учете рабочего времени

Пример 7. Сотруднику установлен суммированный учет рабочего времени из расчета «пятидневки» с учетным периодом «квартал». В декабре 2020 года базовым месяцем для проведения индексации является январь 2019 года (коэффициент индексации в декабре составляет 3,1 %, прожиточный минимум составляет 2270 грн). С 01.12.2020 по 20.12.2020 сотрудник пребывал в отпуске. Фактически сотрудник отработал за месяц 6 смен (66 часов), при этом по графику сотруднику в текущем месяце должен был отработать 16 смен (176 часов) Рассчитать сумму индексации за декабрь 2020 года.

Особенностью индексации является то, что индексации подлежат денежные доходы населения в пределах прожиточного минимума, при этом согласно абз. 6 п. 4 Порядка проведения индексации денежных доходов населения от 17.07.2003 № 1078, в случае если лицо работает неполное рабочее время, сумма индексации определяется из расчета полного рабочего времени, а выплачивается пропорционально отработанному времени. При этом, согласно письма Минсоцполитики от 25.02.2016 № 75/10/136-16 это положение касается работников, которые находились в отпуске, на больничном, в командировке. Т.е. сначала определяется сумма индексации за полное рабочее время в отчетном месяце, а затем фактическая сумма индексации определяется пропорционально фактически отработанному времени (в часах) в текущем месяце.

При этом индексацию рассчитывают исходя из нормы продолжительности рабочего времени, установленной графиком работы (сменности) для каждого работника индивидуально.

Индфакт = Индмес : РВнорм х РВфакт

Индфакт – индексация пропорционально отработанному времени;

Индмес - индексации за полное рабочее время в отчетном месяце

РВнорм – рабочее время за месяц, предусмотренное графиком работы (сменности)

РВфакт – фактически отработанное время сотрудником в текущем месяце

Индмес = 2270 * 0,031 = 70,37 грн, Индфакт = 70,37 : 176 * 66 = 26,39 грн.

  • Определение средней заработной платы для оплаты командировочных суммированном учете рабочего времени

Пример 8. Сотруднику установлен суммированный учет рабочего времени из расчета «пятидневки» с учетным периодом «месяц». В ноябре 2020 работник отработал по графику 14 смен, при этом получил оклад в размере 6000 грн, в декабре 2020 года работник отработал по графику 20 смен, при норме 15 смен , при этом получил оклад 6000, доплату за работу в выходные в сумме 4000,00 грн. Определить среднюю заработную плату для осуществления командировки в январе 2021 года.

Расчетный период: ноябрь – декабрь 2020 года

Количество отработанных дней (смен) = 14 + 20 = 34

Общий заработок за два месяца = 6000 + 6000 + 4000 = 16000,00

Средняя зарплата для оплаты командировки = 16000,00 : 34 = 470,59 грн

1000 Осталось символов