ВНЕДРЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК ПО СВЕЖЕПРИНЯТОМУ ЗАКОНОПРОЕКТУ

 ВНЕДРЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК ПО СВЕЖЕПРИНЯТОМУ ЗАКОНОПРОЕКТУ

05.02.2021 ВРУ был принят законопроект «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно учета трудовой деятельности работника в электронной форме» № 3623 от 10.06.2020.

Проанализируем, что нас ждет в связи с принятием такого законопроекта:

  • При принятии на работу, согласно ст. 24 КЗоТ работник должен предъявить работодателю трудовую книжку (если она есть) или сведения о трудовой деятельности из реестра застрахованных лицах Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования. Т.е. если у работника отсутствует трудовая книжка, то покупать ее не нужно, достаточно сделать запрос на получение сведений о трудовой деятельности из реестра застрахованных лиц и предоставить его работодателю.

Если у работника нет трудовой книжки, то он имеет право подать требование работодателю об оформлении трудовой книжки!!!

На сегодня физлицо через веб-портал электронных услуг ПФУ физлицо может запросит Извлечение из реестра застрахованных лиц. Для этого физлицо, зайдя в портал с помощью КЭП, должно сформировать такой запрос: Комунікації з ПФУ →Запит на отримання електронних документів. Далее выводится окно формирования запроса:

1

Далее в разделе «Мої звернення» ждем ответ (обычно он приход мгновенно, для этого в этом меню необходимо нажать кнопку «Оновити». Ответ в таком формате:

2

Далее скачиваем документы ответа: ПДФ файл с Извлечением с реестра застрахованных лиц, и такой же файл, но с наложенным КЭП ПФУ (файл с расширением .pdf.p7s). В этом извлечении будет почти вся информация о лице:

- ФИО, паспортные данные, код, номер учетной карточки застрахованного лица, место рождения, место проживание;

- данные о приобретенном страховом стаже, о льготном страховом стаже, ведомости о всех страхователях (работодателях), ведомости о периоде трудовых отношений (с работодателями) с указанием причин увольнения, ведомости о начисленной заработной платы, даже ведомости о получении помощи по безработице. Однако при всем этом в этом документе пока отсутствует должность, на которой работник у каждого работодателя, хотя соответствующий реквизит в электронной карточке физлица есть!!!

Поэтому на сегодняшний день этой документ нельзя полноценно назвать альтернативой трудовой книжке, пока извлечение не будет содержать данные о должности/профессии.

  • Исходя из обновленной ст. 48 КЗоТ, учет трудовой деятельности работника осуществляется в электронной форме в Реестре застрахованных лиц.

Трудовые книжки будут находится не у работодателей, а непосредственно у работников. При этом, работодатель обязан вносить в трудовую книжку записи по требованию работника в случаях:

- принятия на работу

- перевода

- увольнения

- поощрения и награды за успехи в работе.

  • При увольнении обязанностью работодателя согласно ст. 47 КЗоТ будет не выдать трудовую книжку работнику и провести расчет, а выдать работнику копию приказа (распоряжения) об увольнении, произвести с ним расчет, а также по требованию работника внести соответствующие записи об увольнении в трудовую книжку, которая хранится у работника.
  • Соответственно по новой версии ст. 233 КЗоТ месячный срок для обращения работника в суд о незаконном увольнении будет отсчитываться лишь с даты вручения копию приказа (распоряжения) об увольнении (ранее срок обжалования увольнения зависел и от даты выдачи трудовой книжки). Логично, что по ст. 235 КЗоТ средний заработок за время вынужденного прогула будет начинать отсчет исходя из даты выдачи копию приказа (распоряжения) об увольнении (а не трудовой книжки, как сейчас).
  • Работник, который работает у работодателя по основному месту, обязан уведомить его по заявлению об определении такого места работы как основного (до момента отзыва этого заявления или по логике вещей до увольнения).
  • Работодателя же теперь по закону появилась обязанность подавать информацию в составе отчетности о ЕСВ (она и сейчас подается в составе Приложения 5 объединенной отчетности по ЕСВ и 1 ДФ (Приказ № 773 от 15.12.2020) но только в силу наличия реквизита в форме отчета).
  • По переходным положениям законопроекта:

* Пенсионным фондом Украины будет установлен срок для подачи информации страхователем (работодателем) или застрахованным лицом (работником), отсутствующей в Реестре застрахованных лиц данных.

* Поданные данные Пенсионный фонд вносит в Реестр застрахованных лиц (на это законом ему отведено 5 лет с момента вступления в силу этого закона).

* После завершения внесения недостающих данных в Реестр застрахованных лиц, имеющиеся трудовые книжки выдаются работникам лично под подпись (логика подсказывает ,что это нужно сделать после того, как ПФУ завершит всю процедуру, но некоторые аналитики считают, что это работодатель может сделать после передачи им или самим работников всей информации в ПФУ).

* до завершения процедуры внесения недостающих данных в Реестр застрахованных лиц, работодатель, как и сейчас, должен при увольнении сотрудника, принятого до вступления в силу этого закона, выдать надлежащим образом оформленную трудовую книжку.

Из этой фразы можно сделать вывод, что с момента вступления в силу этого закона:

- у вновь принятых работников трудовую книжку не требуем и их на предприятии не храним

- трудовые книжки работников, принятых до момента вступления в силу этого закона продолжаем хранить по-прежнему и выдаем при увольнении до момента завершения переходного периода (по мнению автора, будет отдельное разъяснение ПФУ и Гоструда)

* до момента завершения процедуры внесения недостающих данных в Реестр застрахованных лиц данные трудовой книжки используются для учета сведений о трудовой деятельности за период до вступления в силу настоящего Закона.

  • Доступ к информации Реестра застрахованных лиц осуществляется через веб-портал электронных услуг Пенсионного фонда при условии идентификации лица с помощью КЭП.

По информации ПФУ (https://portal.pfu.gov.ua/sidebar/Templates/InfoTK) пользователю веб-портала, который авторизовался с помощью КЭП, предоставляется возможность сформировать и представить сведения о трудовых отношениях, а именно:

- проверить (заполнить) общие данные - для застрахованного лица определяются автоматически и не предоставляются на редактирование; для страхователя предоставляются на ручное заполнение и последующую проверку наличия лица в Реестре застрахованных лиц (РЗО), а также на наличие трудовых отношений между страхователем и застрахованным лицом;

-  заполнить записи бумажных документов (трудовой книжки, военного билета, диплома, книги колхозника и т.д.), скан-копии которых будет добавлено к обращению;

- добавить скан-копии документов, которые являются обязательными для представления сведений о трудовой деятельности;

- подписать обращение КЭП и отправить его в орган ПФУ.

Особенности учета трудовой деятельности работника на сегодня регламентируется Порядком учета трудовой деятельности работника, физического лица - предпринимателя, физического лица, которое обеспечивает себя работой самостоятельно, в электронной форме, утвержденный Постановлением КМУ от 27.11.2019 № 1084. Согласно этого Порядка сведения о трудовой деятельности работника подаются ПФУ через веб-портал электронных услуг ПФУ в виде копий предусмотренных законодательством документов (их перечень не оговорен в этом постановлении, но по умолчанию это: при приеме - заявление о приеме на работу, приказ, копия паспорта, кода, документы об образовании, если есть соответствующие требования должности или профессии, при переводе, увольнении – заявление, приказ), изготовленных путем сканирования с обязательным наложением страхователем или работником квалифицированного электронной подписи. Сведения об трудовой деятельности могут подаваться либо работодателем, либо самим работником.

Если данные о работнике вносятся работодателем, то такая информация предоставляется через электронный кабинет ПФУ: Комунікації з ПФУ → Відомості про трудові відносини робітника. Неотъемлемой составляющей сведений, представленных страхователем является сканированная копия согласия работника о предоставлении разрешения на обработку его персональных данных. Кроме вышеперечисленных копий документов необходимо восполнить пробелы по трудовой деятельности в Реестре застрахованных лиц.

Узнать о наличии пробелов в Реестре застрахованных лиц работодателю можно подав запрос на получении справки о трудовом и страховом стаже в веб-портале электронных услуг ПФУ: Комунікації з ПФУ →Запит на отримання електронних документів → в типе обращения выбрать «Довідка про трудовий і страховий стаж». В результате работодатель получит информацию о страховом стаже лица по годам, начиная с 2004 года, однако без указания конкретных работодателей. Наложив эти данные на трудовую книжку можно понять какие данные отражены, а какие нет. Однако такой способ также может оказаться не точным:

  • во-первых, мы узнаем о данных только с 2004 года;
  • во-вторых, из документа мы узнаем данные совокупно за месяц без детализации по работодателям, а по месяцам может быть искажение информации, например, за счет работы по совместительству и основной работы (когда физлицо увольняется с основной работы, а работа по совместительству становится основной), когда у физлица две трудовых книжки.

Выходом может быть:

- внесение информации за все периоды целиком по всем записям трудовой книжки;

- предоставление работником скрина экрана своего электронного кабинета в разделе «Электронная трудовая книжка».

- предоставление работником Извлечения из Реестра застрахованных лиц (ВНИМАНИЕ, не все данные о работодателях физлица, отраженных в извлечении, отражены в разделе «Электронная трудовая книжка» вэб-портала ПФУ!!!).

Если работник самостоятельно хочет внести недостающие данные о трудовой деятельности ему необходимо воспользоваться сервисом в веб-портале электронных услуг ПФУ: Комунікації з ПФУ →Відомості про трудові відносини. В помощь ему будет раздел электронного кабинета ПФУ «Электронная трудовая книжка»

Перед подачей соответствующих сведений о пробелах трудовой деятельности через эти сервисы необходимо:

  • Подготовить скан-копии страниц трудовой книжки в цветном виде - каждую страницу отдельно как JPG-файл или полный документ со всеми страницами трудовой книжки как PDF. Размер каждого файла (сканированной копии документа) не должен превышать 1 Мб.
  • Сканированию подлежат все заполнению страницы разделов «Сведения о работе», «Сведения о награждениях», «Сведения о поощрениях» и вкладыши оригинала трудовой книжки.

Данный принятый закон вступит в силу через 3 месяца после опубликования, т.е. если он будет опубликован в какую-то дату февраля 2021 года, то принимать сотрудников по новым правилам будем с аналогичной даты мая 2021 года.

1000 Осталось символов