ЗАПОЛНЯЕМ ОБЪЕДИНЕННЫЙ ОТЧЕТ РАБОТОДАТЕЛЯ ЗА НАЕМНЫХ РАБОТНИКОВ – Ч.2

ЗАПОЛНЯЕМ ОБЪЕДИНЕННЫЙ ОТЧЕТ РАБОТОДАТЕЛЯ ЗА НАЕМНЫХ РАБОТНИКОВ – Ч.2

Особенности формирования Приложения 4ДФ

В отличие от предыдущей формы 1ДФ Приложение 4ДФ формируется не одно на квартал, а за каждый месяц квартала, если были соответствующие данные для отражения.

Как и в ситуации с Приложением Д1, Приложение 4 ДФ автоматически берет свой тип от самого расчета:

- если Расчет имеет тип «Звітний», то такой же тип будет иметь и Приложение ДФ. Это же справедливо, если мы формируем Отчет с типом «Звітний новий» или «Уточнюючий».

- однако если мы формируем отчет с типом «Довідковий», то к такому Отчету Приложение 4 ДФ не прилагается, т.к. оно справочный отчет необходим только для нужд ПФУ, т.е. со справочным отчетом могут подаваться только Приложения 1Д, 5Д, 6Д.

 

Реквизит «квартал» может принимать значение 1 – 4

Реквизит «номер місяця в кварталі» может принимать значение 1 – 3

Реквизит «номер Розрахунку» соответствует номеру, указанному в заглавной части Расчета, т.е. номеру Расчета, к которому формируется Приложение 4 ДФ.

 

Данный реквизит, автоматически подтягивается с аналогичного реквизита Расчета, поэтому здесь указывается полное наименование юридического лица, в т.ч. при подаче отчета за обособленное неуполномоченное подразделение или наименование обособленного «уполномоченного» подразделения, или фамилия, имя, отчество ФЛП согласно регистрационным данным.

 

В данный реквизит печатной формы Приложения 4 ДФ подтягивается код по ЕГРПОУ юрлица, в т.ч. подающий расчет за неуполномоченное обособленное подразделение или код ЕГРПОУ уполномоченного подразделения, или регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика - физического лица, или серия (при наличии) и номер паспорта для физических лиц (при отказе по религиозным соображениям от ИНН).

 

Этот реквизит также автоматически подтягивается с Расчета. Поэтому, если Расчет подает юрлицо или обособленное уполномоченное подразделение, то код КАТЕТТО подтягивается именно таких лиц. А для того, чтобы выполнить требования формы относительно отражения в приложении кода КАТЕТТО обособленного неуполномоченного подразделения, за который подает отчет такое юрлицо, то:

- во-первых, такому юрлицу необходимо составить отдельный отчет, т.к. за частую обособленное подразделение находится в другой территориальной общине;

- во-вторых, в таком отдельном Расчете необходимо указать код КАТТЕТО обособленного неуполномоченного подразделения, который подтянется в Приложение 4 ДФ, при его формировании и таким образом выполнится требование заполнения реквизита 032 Приложения 4 ДФ.

 

Далее следуют знакомые по форме и 1ДФ знакомые для всех реквизиты: количество людей, работающих по трудовому (04) и гражданско-правовому договору (05). Данная форма и Порядок 4 существенно облегчили заполнение этих реквизитов – для заполнения реквизита 04 достаточно посчитать количество строк с признаком дохода 101, а для реквизита 05 – с признаком дохода 102.

Табличная часть Приложения 4 ДФ будет знакома бухгалтерам, т.к. она практически на одно лицо со старой формой 1ДФ, однако с одним существенным отличием – в табличную форму включен реквизит по начислению и оплате военного сбора (колонки 5а и 5). Т.е. в данном Приложении больше не нужно заполнять строки «Військ. збір» и «Військ. збір – викл.» при отчете за периоды начиная с 2021года, т.к. они подлежат заполнению только с типом Отчета «Уточнюючий», для исправления ошибок за периоды до 01.01.2021!!!

Как и в порядке заполнения старой формы 1ДФ в порядке заполнения Приложения 4ДФ имеется важное уточнение, которое облегчает жизнь всем бухгалтерам:

«Заработная плата, выплачиваемая в установленные сроки в следующем месяце, должна быть отражена в 4ДФ за тот период, в который включается в месяц, за который заработная плата была начислена. Например, в 4ДФ за январь отражается заработная плата, начисленная в январе и выплаченная в феврале, за февраль (начисленная в феврале и выплаченная в марте), за март (начисленная в марте и выплаченная в апреле)».

Если заработная плата выплачивается несвоевременно (в следующем месяце / квартале), то, несмотря на то, что НДФЛ перечисляется в бюджет в течение 30 календарных дней, следующих за месяцем начисления доходов, сумма фактически перечисленного в бюджет налога отражается в графе 4 «Сумма перечисленного налога» и в графе 5« Сумма перечисленного военного сбора» Приложения 4ДФ к Расчету за следующий месяц (квартал)см. ЗІР 103.25 – «Яким чином заповнюється графи 4 та 5 додатка 4ДФ до Розрахунку якщо заробітна плата виплачується несвоєчасно (у наступному кварталі), а сума ПДФО перераховується до бюджету у визначений термін, а саме протягом 30-ти календарних днів, наступних за місяцем нарахування доходів?»

Хотелось бы отметить, что выплата по ГПД не является заработной платой, а поэтому правило по систематическому отражению заработной платы на ГПД не распространяется. Т.е. начисления и выплаты по ГПД отражаются в том периоде, в котором осуществлялось такое начисление или выплата (см. ИНК от 25.11.2020 № 4817/ІПК/99-00-04-05-03-06)

            Необходимо учитывать, что графы 3а и 3, 4а и 4, 5а и 5 допускаются внесение отрицательных значений:

  •      при возврате предоплаты от ФЛП, которая была отражена предприятием (налоговым агентом) в предыдущем налоговом периоде. В таком случае предприятие отражает сумму возврата в том периоде, в котором ФЛП вернул денежные средства (см. ЗІР 103.25 – «Чи необхідно ЮО подавати уточнюючий Розрахунок у разі повернення ФОП суми попередньої оплати при розірванні договору, яка була відображена у розрахунку за попередній квартал?»). Например, ФЛП вернул юрлицу 100 000 вследствие недопоставки товара по договору и не возможности выполнить все условия договора:

 

  •      При возврате сумм работником вследствие прекращения трудовых отношений сумм выплат, которые были задекларированы в предыдущем квартале – налоговый агент (работодатель) отражает с минусом сумму такого возврата с составе Расчета, за любой следующий налоговый период, в котором осуществлено такой возврат средств (см. ЗІР 103.25 – «Яким чином відображаються у Розрахунку результати проведеного остаточного розрахунку з найманим працівником, який припиняє трудові відносини, якщо з метою уникнення від’ємного значення розрахунків (недоплати з податку) працівник вносить до каси підприємства суму надміру виплаченого оподатковуваного доходу?»). Например, работник уволился 10.03.2021, однако при пересчете фактически «отгулянных» отпускных выяснилось, что излишне фактически начисленные отпускные превышают сумму заработной платы за 10 дней марта на 2500 грн. Работник вернул в кассу сумму излишне полученных отпускных:

 

Теперь ответим на часто задаваемые вопросы при заполнении Приложения 4 ДФ:

- заполнение даты принятия/увольнения с работы в разных ситуациях:

В Порядке № 4 сказано, что дата принятия на работу (Графа 7) заполняется на тех лиц, которые принимались на работу в отчетном периоде.

Графа 8 (дата увольнения) заполняется только на тех физических лиц, которые были уволены в отчетном периоде по месту работы, на котором они получали доход в виде заработной платы, или уволены до начала отчетного периода, но получали доходы в отчетном периоде.

Для тех физических лиц, которые не меняли места работы в отчетном периоде, графы 7, 8 не заполняются.

В случае неоднократного принятия физического лица на работу и его увольнения с работы в отчетном месяце о таком лице нужно заполнять столько строк, сколько раз информация о смене места работы лица встречается в отчетном месяце.

* при выплате больничных после увольнения – в таком случае в периоде выплаты больничных повторно проставляется дата увольнения, несмотря на то, что дату увольнения в месяце увольнения была указана. Например, работник принес больничный после увольнения, страховой случай которого настал в последний день работы (15.12.2020). Работодатель начислил и выплатил больничный в январе 2021 года:

 

* при неоднократном приеме и увольнении в течение месяца – количество заполняемых строк зависит от количества трудовых договоров, по которым было начисление дохода: если работника приняли и уволили в течение месяца, то заполняем одну строку с заполненной датой приема (Графа 7) и увольнения (Графа 8); если работник был принят, уволен, а потом опять принят в течение месяца, то у нас в наличии 2 трудовых договора, поэтому здесь в отчетном месяце будет заполнено 2 строки: одна по первому трудовому договору с датой (Графа 7) и увольнения (Графа 8), а другая с датой приема (Графа 7):

* работник принят в последний день месяца, который для него был выходным, или уволен и в месяце увольнения у него нет начисления заработкауказать дату принятия в другом месяце, в котором начислена зарплата или указать дату принятия/увольнения без начисления зарплаты, у нас нет возможности (Порядок № 4 этого не предусматривает). Контролирующий орган имеет такие разъяснения относительно этого:

- если в месяце отчетного квартала, в котором произошло увольнение работника, ему не начислялся и не выплачивался доход, то в приложении 4ДФ к Расчету сведения о таком уволенном работнике не указываются и графа 8 «Дата окончания работы» не заполняется (см. ЗІР 103.25 – «Чи потрібно в додатку 4ДФ до Розрахунку заповнювати графу 8 «Дата звільнення з роботи», якщо в місяці звітного кварталу, в якому відбулося звільнення працівника, йому не нараховувався та не виплачувався дохід?»). Здесь можно провести аналогию и с датой принятия.

- если работник был принят на работу в отчетном периоде (например 31 марта), а доход начислен и выплачен в следующем (например 1 апреля), то дата приема на работу (31 марта) не отображается при заполнении приложения 4ДФ в Расчет за тот отчетный период в котором начислен доход работнику (см. ЗІР 103.25 – «В якому періоді заповнюється графа 7 «Дата прийняття на роботу» додатка 4ДФ до Розрахунку, якщо працівника було прийнято на роботу у одному періоді, а дохід нарахований і виплачений у наступному?»).

* отражение даты принятия/увольнения при оказании услуг по ГПД – графы 7 и 8 в Приложении 4ДФ предназначаются для отражения начала и конца трудовых отношений. Соответственно при отражении начислений и выплаты вознаграждений по ГПД графы 7 и 8 НЕ ЗАПОЛНЯЮТСЯ.

- указание НСЛ. В связи с заполнением Приложения 4ДФ помесячно стало гораздо легче указывать НСЛ, особенно, если внутри квартала у сотрудника две разных льготы. Однако остался действовать исключительный случай, когда бухгалтер в отчетном месяце должен будет указать две льготы и двумя строками – если у сотрудника двое детей и один из которых инвалид. Согласно разъяснениям ГНСУ  (см. ЗІР (103.25 - Діяло до 01.01.2021 Як у податковому розрахунку за ф. 1ДФ заповнюються графи 3, 3а та 4, 4а у разі наявності у ФО в звітному кварталі двох ознак ПСП «02» та «04» за однією ознакою доходу «101»?) в случае наличия у физического лица в отчетном квартале двух признаков налоговой социальной льготы «02» и «04» по одному признаку дохода «101», налоговый агент в налоговом расчете по ф. 1ДФ по такой физического лица формирует две строки, в каждом из которых в графе 5 отмечает признак дохода «101», а в графе 8 - признак налоговой социальной льготы «02» и «04» соответственно. При этом первая строка заполняется в общем порядке с отражением всех граф, а во второй строке в графах 3а, 3, 4а, 4 проставляются прочерки.

 

Отражение процентов по депозитам, начисленных кредитными союзами.

Согласно 170.4.1 – 170.4.2 НКУ кредитные союзы отражают общую сумму начисленных в отчетном налоговом периоде доходов и общую сумму удержанного с них налога. При этом в налоговом расчете не указывается информация о суммах отдельного банковского вкладного (депозитного) или текущего счета, сберегательного (депозитного) сертификата, вклада (депозита) члена кредитного союза в кредитном союзе, суммы начисленных процентов, а также сведения о физическом лице - налогоплательщика, которому начислены такие доходы. Удержанную сумму налогов с таких процентов кредитный союз уплачивает на протяжении 30 дней (месячный срок) после месяца начисления таких процентов.

Для отражения таких процентов в Приложении 4 ДФ есть отдельная строка «Опод. проц.» для отражения суммы начисления таких процентов и налогов (в т.ч. военного сбора) удержанных и перечисленных с таких процентов в текущем месяце.

 

Согласно пп. 3 п. 4 разд. IV Порядка № 4 в строке «Налогообложение процентов» общая сумма дохода, начисленного в виде процентов, общая сумма начисленного налога на доходы физических лиц и общая сумма перечисленного в бюджет налога на доходы физических лиц отражаются в денежной форме, выраженной в национальной валюте (в гривнах с копейками). Сведения о физическом лице - налогоплательщика, которому начисленные доходы в виде процентов, не отражаются.

Необходимо заметить, что Порядок № 4 не содержит норму, относительно возможности отражения в одинаковом размере суммы начисленных и перечисленных доходов, как в случае отражения заработной платы. Поэтому все графы, касающиеся налогообложения процентов, необходимо разносить исходя из данных учета (оборотки, журнала ордера) текущего месяца, за который подается форма. Т.е. отражаются фактически начисленные в отчетном месяце налоги по процентам и фактически перечисленные в таком отчетном месяце суммы налогов (как правило, за предыдущий месяц).

Если необходимо будет проводить корректировку ошибочных начислений, то для этого существует соответствующая строка «Опод. проц. – викл.».

Особенности формирования Приложения Д5

В отличии от всех других приложений к Расчету Приложение Д5 формируется одно на весь квартал.

Согласно п. 5 разд. IV Порядка № 4 Приложение Д5 подается в таких случаях:

  •       заключен или расторгнут трудовой договор (гражданско-правовой договор)
  •      лицо перемещено из одного структурного подразделения в другое, переведен на другую постоянную должность или работу у того же плательщика единого взноса;
  •       лицо назначено на новую должность;
  •       особе предоставлен отпуск по беременности и родам;
  •       лицу предоставлен отпуск по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста;
  •       лицу предоставлен отпуск по уходу за ребенком от трехлетнего возраста до достижения им шестилетнего возраста.

 

Т.к. Приложение Д5 подается по сути для Пенсионного фонда, то такое приложение может быть, отчетным, отчетным новым, уточняющим и справочным. Тип приложения определяется типом самого расчета, т.е. самостоятельно выбрать какой-либо тип, заполняя само приложение не возможно. А потому, для того чтобы, например, сформировать справочное Приложение Д5 необходимо сначала сформировать Расчет с типом «Довідковий».

 

Реквизит «год» отчетного периода и «квартал» подтягиваются с самого Расчета. А вот реквизит «номер додатку в Розрахунку» можно заполнить самостоятельно и здесь среди аналитиков неожиданно возникли дискуссии. Т.к. в Порядке № 4 ничего не ск5азано относительно указания этого номера, то:

- один из известных аналитических журналов считает что номером  Приложения Д5 в Расчете будет порядковый номер совокупности сформированных приложений к Расчету, начиная с Приложения 1: например, если к Расчету будет сформировано 3 шт Приложения Д1, 3 шт Приложения 4 ДФ, то номером Приложения Д5 будет номер «7».

- по мнению автора, устной позиции сотрудников ПФУ и ГНСУ*, здесь нумерацию нужно ставить по аналогии с нумерацией Приложений Д1, 4 ДФ и Д6, т.е. в зависимости от порядкового номера приложения конкретного вида, сформированного к Расчету (1, 2, 3), а с учетом что Приложение Д5 формируется в одно в квартал, то у него всегда будет номер «1».

* В ЗІРе вопрос по поводу нумерации этого приложения сформирован, но ответа пока нет.

В Запорожском областном управлении Пенсионного фонда Украины сотрудник на консультациях также не может сформировать четкую позицию относительно нумерации, т.к. ГНСУ обещало разослать методику составления отчета (т.к. оно администрирует ЕСВ), но, как мы знаем, «обещанного три года ждут, а на четвертый забывают…».

Поэтому официальную позицию относительно заполнения этого реквизита никто из опрошенных должностных лиц ПФУ и ГНСУ сформировать не смогли. Но по их личному мнению в этом реквизите всегда должна стоять «1».


        Реквизиты 031 (Налоговый номер), 034 (Налоговый номер ликвидированного плательщика ЕСВ) и 035 (Код филиала) «подтягиваются» с соответствующих реквизитов Расчета.

 

По аналогии с Приложением 1, реквизит 036 заполняется только в случае формирования Расчета с типом «Довідковий»: в таком случае здесь указывается цель подачи справочного Расчета и Приложения Д5 к нему. Работодатели в большинстве случаев, при формировании справочного Расчета» будут указывать «для призначення інших соціальних виплат» для начисления больничных. В таком случае целью подачи справочного отчета будет указание, что сотрудник, у которого возник страховой случай, принят на работу внутри квартала (за который еще не отчитывались и в Реестре застрахованных лиц нет информации, что такой сотрудник работает у такого работодателя).

 

 

Как мы видим табличная часть Приложения Д5 очень схожа со старой таблицей 5 Приложения 4 по ЕСВ за исключением:

  •       убрали графу с кодом общесоюзного классификатора профессий, должностей и тарифных разрядов («код ЗКППТР»);
  •       добавлены графы:
  •       11 - Внутренний совместитель (1 –Да, 0 – Нет). Этот реквизит заполняется только с указанием категории лица «2» (наемные работники без трудовой книжки»). В таком случае проставляется «1» - это означает, что работник одновременно является и основным работником и внутренним совместителем;
  •       12 – Переведено, назначено на другую должность или работу, перемещено в другое подразделение (1 – Да, 0 – Нет);
  •       20 – Признак (0, 1) – для исправления ошибок в Приложении: «0» - для ввода строки, «1» - для исключения строки

Общие требования к заполнению приложения:

  •       Графа 06 заполняется только для лиц, которые в графе 07 указываются с кодом лица «3» (Лица, выполняющие работу по ГПД). В такой строке указывается «1» только в случае, если отношения между плательщиком ЕСВ и застрахованным лицом определяются одновременно на основании трудового договора (застрахованное лицо является основным работником или совместителем) и на основании ГПД;
  •       Графа 15 «Должность» должна вносится с четким соответствием того, что отражено в трудовой книжке (а с 10.06.2021 – в приказе о принятии на работу).
  •    Записи о причинах увольнения в графе 17 должны вноситься в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона. Например, пункт 4 части 1 статьи 40 КЗоТ Украины.
  •      Дата создания нового рабочего места (графа 18) указывается в случае трудоустройства сотрудника на такое новое рабочее место и может не совпадать с датой фактического начала трудовых отношений.
  •      Если в течение отчетного периода с застрахованным лицом был расторгнут трудовой договор (гражданско-правовой договор), а затем снова заключен на такое застрахованное лицо делается две записи в Приложении Д5 в Расчет: первый - с указанием даты прекращения трудовых отношений, второй - с указанием даты начала трудовых или гражданско-правовых отношений.
  •       В случае если лицу предоставлен отпуск по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста, от трехлетнего возраста до достижения им шестилетнего возраста или отпуск по беременности и родам, в отчетном месяце указывается дата начала отпуска. А в периоде окончания таких отпусков – указывается дата окончания таких отпусков.

Приведем несколько примеров относительно вышеуказанного:

Пример 1. Шульгу Ирину Александровну приняли 11.01.2021 как внутреннего совместителя инспектором по отделу труда до момента выхода с декрета сотрудницы, которая занимала эту должность. Декретчица написала заявление о желании выйти на работу с 01.04.2021, в связи с чем с Шульгой Ириной Александровной разорвали срочный трудовой договор по выполнению работы по совместительству.

 

Некоторые аналитики исповедуют точку зрения, что если прием и увольнение произошли в одном квартале, то можно заполнить одну строку, в которой в графе 10 показать дату приема и дату увольнения. А в графе 16 указать реквизиты приказа о приеме на работу и через запятую реквизиты приказа об увольнении. Такое заполнение не будет ошибкой и отчет не будет ошибочным.

 

Однако сотрудники Пенсионного фонда Украины в своих консультациях заявляют, что теперешняя Приложение Д5, это электронного отражение трудовой книжки. И если прием/увольнение рассматривать с такой позиции, то, по мнению автора, это лучше отражать двумя строками

Однако если бы в Примере 1 была бы ситуация обратная – сначала увольнение, а потом прием, то здесь однозначно не было почвы для дискуссии – такую ситуацию нужно было бы отражать двумя строками!!!

Пример 2. Нестеренко Ивана Ивановича перевели с должности мастера по производству на должность главного инженера с 15.03.2021.

 

Необходимо учитывать, что при такой схеме отражения перевода необходимо показывать последний рабочий день работы на старой должности (даже если он, как в нашем случае приходится на выходной – 14.03.2021).

Такой принцип подачи информации опять же основан на том, какие разъяснения ранее давал Пенсионный фонд Украины (http://www.visnuk.com.ua/uk/publication/100009353-perevedennya-na-inshu-posadu-zapovnyuyemo-zvit-z-yesv).

Однако некоторые аналитики выдвигают позицию, что в новой редакции Порядка № 4, в отличии от Порядка заполнения отчетности по ЕСВ, утвержденного Приказом Минфина № 435 от 14.04.2015, отсутствует фраза:

«Запись о переводе работника на другую должность или работу у того же страхователя вносится в таблицу 5 в том же порядке, как и о принятии на работу».

На основании этого, делается вывод о изменениях, которые не требуют больше показывать перевод двумя строками. Соответственно, руководствуясь принципом отражения в Приложении Д5, то что указано в трудовой книжке, такой перевод можно отразить одной строкой:

 

1000 Осталось символов